Ledningsassistent

Östra Finlands universitet söker två ledningsassistenter för mångsidiga uppgifter till stöd för ledningen. Som ledningsassistent är du en pålitlig partner till universitetsledningen och en viktig samarbetspartner som bidrar till smidigt beslutsfattande, effektiv tidsanvändning och tjänster av hög kvalitet. Kuopio I Kuopio stöder du den prorektor som ansvarar för forskning och ledningen för enheten för forsknings- och innovationstjänster. Tjänsten är tillsvidare och börjar den 11 januari 2027 eller enligt överenskommelse. Joensuu I Joensuu stöder du dekanen för fakulteten för samhällsvetenskaper och handelsvetenskap samt institutionsledningen. Det är ett tidsbundet vikariat som börjar den 11 januari 2027 eller enligt överenskommelse och pågår under vikariatet till den 22 februari 2028. Du arbetar aktivt i gränssnittet mellan ledningen, sakkunniga och universitetets interna och externa intressentgrupper. Arbetsdagarna kan innehålla mötes- och besöksarrangemang, samordning av beredningen inför beslutsfattande, arrangemang av evenemang, utveckling av administrativa processer och ledningens stödtjänster. Du får arbeta i centrum för universitetets ledning och beslutsfattande och bidra till att stöda forskning, fakultetsledning och akademiskt beslutsfattande. Du arbetar i teamet för ledningens stödtjänster inom enheten för allmän administration och juridiska tjänster. Dina kollegor är ledningsassistenter och evenemangssakkunniga. Vi erbjuder en kunnig arbetsgemenskap som bygger på samarbete och möjlighet att utveckla din kompetens i mångsidiga och meningsfulla uppgifter. Dina uppgifter Du ser till att ledningens vardag löper smidigt och samordnar administrativa helheter. Dina viktigaste uppgifter är: - Att planera ledningens kalendrar och tidsanvändning på förhand samt samordna mötesarrangemang - Att samordna akademiska evenemang och intressentbesök - Att bereda föredragningslistor och protokoll samt stöda beslutsfattandet - Att bereda administrativa dokument och beslut samt samordna avtalsprocesser - Att samordna researrangemang i Finland och utomlands - Att samarbeta med universitetets sakkunniga, ledningen och externa intressentgrupper - Att utveckla arbetssätt, processer och tjänster inom ledningens stödtjänster Utöver dessa uppgifter kan arbetsbilden kompletteras med utvecklings- och projektuppgifter utifrån din kompetens och erfarenhet. Vad vi förväntar oss av dig För att lyckas i uppgiften har du: - Erfarenhet av assistentuppgifter för högsta ledningen eller motsvarande arbete - En lämplig högskoleexamen - Förmåga att hantera flera helheter samtidigt och prioritera när situationerna förändras - Ett systematiskt, initiativrikt och noggrant arbetssätt - Utmärkta samarbets- och kommunikationsfärdigheter och förmåga att skapa förtroendefulla relationer - Goda IT-kunskaper, till exempel i Microsoft 365 och ärendehanteringssystem - Goda muntliga och skriftliga kunskaper i finska och engelska Vi uppskattar också intresse för att utveckla arbetssätt, förmåga att se helheter och förutse framtida behov samt intresse för att använda AI och andra digitala verktyg som stöd i arbetet. Vi erbjuder - Mångsidiga och ansvarsfulla uppgifter där ingen arbetsdag är den andra lik - Möjlighet att samarbeta nära med ledningen och omfattande sakkunnignätverk - Möjlighet att påverka utvecklingen av tjänster, arbetssätt och processer - Stöd av ett kunnigt och uppmuntrande team för ledningens stödtjänster - Möjlighet att kombinera arbete på plats och på distans enligt universitetets hybridmodell och uppgifternas krav - Personalförmåner vid Östra Finlands universitet, bland annat omfattande företagshälsovård, ett brett utbud av personalutbildning, förmånliga måltider i campusrestauranger och Sykettä-motionstjänster Anställning En prövotid på sex månader tillämpas. Lönen följer universitetens lönesystem för övrig sakkunnig- och stödpersonal. Lönen består av en uppgiftsspecifik del och en personlig del baserad på arbetsprestation. Den uppgiftsspecifika delen är på kravnivå 7. Den personliga delen är 6–50 procent av den uppgiftsspecifika lönen. Begynnelselönen är cirka 2 950–3 200 euro i månaden beroende på kravnivå och personlig lönedel. Så här ansöker du Skicka in din ansökan med den elektroniska ansökningsblanketten senast den 11 november 2026. Vi behandlar ansökningarna aktivt och kan inleda intervjuer redan under ansökningstiden. Bifoga ditt CV och eventuella andra dokument som visar din kompetens och lämplighet för uppgiften. Du kan också bifoga ett följebrev. Mer information Mer information om uppgiften ges av Henriikka Hätinen, chef för ledningstjänster, på henriikka.hatinen@uef.fi. Du når henne bäst måndagen den 26 oktober kl. 12–13 och tisdagen den 27 oktober kl. 14–15. Tekniska frågor om ansökan besvaras av HR-sakkunnig Maria Nuutinen på maria.nuutinen@uef.fi. Hon är inte tillgänglig den 26–27 oktober.