Administrativ assistent

Navigator Partners är en auktoriserad bokföringsbyrå specialiserad på företags- och ekonomiadministration. Vi erbjuder expert- och konsulttjänster till inhemska och internationella företag och deras finländska dotterbolag, investerare och kapitalförvaltare, familjer och familjeföretag, stiftelser och fastighetsinvesterare. Vi betjänar också privatpersoner med administrativa tjänster, förvaltning, rapportering och tillhörande skattetjänster. Vi söker en administrativ assistent till vårt växande team på kontoret i centrala Helsingfors, för en tillsvidareanställning. Som administrativ assistent ser du till att vår vardag på kontoret fungerar smidigt och deltar i utvecklingen av våra arbetssätt. Rollen är mångsidig och arbetsdagarna varierar. Du trivs i en livlig miljö och hanterar flera uppgifter samtidigt. Du arbetar i administrationsteamet i nära samarbete med vår Office Manager. Tillsammans ser ni till att kontoret fungerar och stöder verkställande direktören, chefsjuristen och kundserviceteamen. Dina uppgifter omfattar samordning av nya kunders introduktionsprocesser, administration av kundavtal och uppföljning av regelefterlevnadsuppgifter. Du sköter även kommunikation, följer projektens framsteg, ansvarar för fakturering och övervakar betalningar. Du fungerar som huvudanvändare för våra system och deltar i den kontinuerliga utvecklingen av kontorets rutiner. Centrala arbetsuppgifter Kontor och allmän administration • Ta emot kunder och besökare och ge kundservice. • Förbereda möten och sammanträden. • Svara i telefon och hantera kontorets allmänna e-postlåda. • Hantera post, inköp och andra dagliga kontorsuppgifter. Kommunikation och dokumentation • Besvara e-post och kundförfrågningar. • Uppdatera webbplatsens och LinkedIns innehåll. • Samordna och skicka nyhetsbrev. • Stöda intern och extern kommunikation. Personal och introduktion • Samordna introduktionen av nyanställda och praktiska arrangemang kring den. Kundadministration och backoffice • Registrera nya kundrelationer i systemen. • Hantera fullmakter och åtkomsträttigheter. • Administrera kundavtal och samordna introduktionsprocesser. • Följa upp regelefterlevnadsuppgifter. Kontorsutveckling och stöd inom ekonomiförvaltning • Upprätthålla och utveckla processer tillsammans med Office Manager. • Sköta fakturering och övervaka betalningar. • Utföra huvudanvändaruppgifter för systemen. • Utveckla kontorets vardag och rutiner kontinuerligt. Vi önskar att du har en lämplig utbildning, exempelvis tradenom- eller merkonomexamen. Tidigare erfarenhet av kontors- eller administrationsarbete är meriterande, men även nyutexaminerade som är intresserade av mångsidigt assistentarbete och vill visa sin kompetens är välkomna. Du behöver inte ha lång arbetserfarenhet, så länge du är initiativrik, villig att lära dig och beredd att ta ansvar. Det är viktigt att du tycker om att arbeta vid dator och är intresserad av olika program och system. Du använder flera program parallellt, växlar smidigt mellan dem och följer information i olika fönster. Du håller helheten under kontroll även när du har flera uppgifter samtidigt. Du tycker om att lära dig nytt och trivs med varierande arbete. Vi uppskattar vänlighet, pålitlighet och initiativförmåga samt förmågan att ta ansvar för det egna arbetet och slutföra uppgifter. När du tar dig an en uppgift ser du till att den fortskrider och blir klar. Du håller berörda personer informerade och ber om hjälp i god tid vid behov. Du behöver inte kunna allt när du börjar hos oss; du får stöd av ett kunnigt team. Det viktiga är att du tar dig an uppgifter aktivt, söker lösningar och gärna hjälper andra. Vårt kontor är tvåspråkigt. Därför kräver vi utmärkt finska och önskar också att du kan arbeta obehindrat på svenska. Dessutom krävs god engelska. Navigator Partners grundades 2002. Sedan 2026 är vi en del av nederländska TMF Group. Vårt huvudkontor ligger i centrala Helsingfors på Yrjönkatu 9 A. Vi är också verksamma i Kyrkslätt och Borgå och har för närvarande omkring 50 experter. Vi vill fortsätta växa och både rekrytera och behålla motiverade, kunniga och engagerade medarbetare. Vi satsar på personalen, vilket syns i hög arbetstrivsel och mycket nöjda kunder. Vi erbjuder en mångsidig och utmanande roll samt möjlighet att arbeta med intressanta, växande och utvecklande investeringskunder. Du blir del av ett stort team med trevliga och kunniga kollegor och får stöd av en chef som är engagerad i din uppgift. Utöver konkurrenskraftig månadslön erbjuder vi lunchförmån, motions- och kulturförmån samt omfattande företagshälsovård. Tjänsten är tillsvidare och börjar enligt överenskommelse under hösten eller den tidiga vintern. Hos Navigator Partners arbetar vi tillsammans på kontoret. Ansökan: Rekryteringen sköts av vår HR-partner Adiente Oy. Skicka din ansökan på finska, ditt löneanspråk och ditt CV via www.adiente.fi så snart som möjligt, senast 10 november 2026. För mer information, kontakta Adientes verkställande direktör Erica Flinck-Härkönen på erica.flinck@adiente.fi eller 040 510 7700.