Executiv assistent - Trilogy International - Distans - Globalt

Genom att använda organisatorisk kunskap om rutiner ger den verkställande assistenten administrativt stöd till chefer och kollegor på olika nivåer för Korn Ferry. Positionen ansvarar för att samordna kalendrar, reseplanering, on-site-tjänster och förbereda utgiftsrapporter. Som en central kontaktpunkt måste rollen säkerställa hög kvalitet på kundservice till både interna och externa klienter och besökare. Den ideala kandidaten har erfarenhet av administrativa operationer och förmåga att arbeta självständigt men också ta riktning från chefer. Kandidaten måste vara välorganiserad, självgående, flexibel och resursstark. Rollen kräver initiativ och organisatoriska färdigheter för att representera Korn Ferry professionellt och polerat med målet att säkerställa hög kundnöjdhet, både internt och externt. Erfarenhet från en professionell kontorsmiljö samt starka tekniska färdigheter krävs. Kärnkompetenser för att lyckas i denna roll är kvalitetskontroll, noggrannhet, prioriteringsförmåga, kommunikation, problemlösning, anpassningsförmåga och empati. Huvudsakliga ansvarsområden Kontorsstöd Fungera som central kontaktpunkt för administrativa förfrågningar och för konsulter att få tillgång till specialiserade tjänster inklusive grafik, produktion och drift. Använd kunskap om företagsresurser och starka interna relationer för att arbeta effektivt Koordinera reseplanering, både inrikes och utrikes för konsulter, och förbereda en detaljerad resplan innan avresa Hjälpa till med andra administrativa / operativa uppgifter som filhantering, kopiering, scanning, utskick, felsökning och mötesplanering Uppdatera distributionslistan och samordna regelbundna utskick Flagga relaterade problem med chef Stödja andra kollegor när det är möjligt och behövs (dvs. ge täckning för andra administrativa assistenter) och ge snabba svar på förfrågningar. Mötessupport Upprätthålla kalendrar inklusive interna möten, konferenssamtal över flera tidszoner, schemalägga virtuella möten och kundmöten, säkerställa att IT-utrustning är uppsatt och samordna material, förnödenheter och catering vid behov. Stödja aktiviteter på plats relaterade till introduktion av anställda. Affärsstöd Samarbeta med konsulter och ekonomi för att öppna projekt och följa upp fordringar vid behov. Förbereda och lämna in regelbundna och exakta utgiftsrapporter och stämma av uttalanden. Koda och lämna in fakturor, förbereda checkförfrågningar. Förbereda/spara regelbundna tidrapporter som visar användningstid fördelad på engagemang. Använd yttersta diskretion och professionalism vid arbete med konfidentiell information. Uppdatera affärsutvecklingsdatabasen enligt instruktioner. Sammanställa, förbereda, redigera och formatera olika rapporter, presentationer och affärsdokument samt analysera data och information från identifierade källor inom föreskrivna riktlinjer och rutiner.