Executive Assistant - AlphaSense Oy - Distans - Globalt

AlphaSense söker en mycket organiserad, proaktiv och tekniskt kunnig chefassistent för att stödja vår CFO och HR-chef. Detta är en roll med stor påverkan som säkerställer smidig daglig drift för vår ledning inom G&A, och stärker några av företagets mest kritiska funktioner när vi fortsätter växa. Den ideala kandidaten trivs i snabba miljöer, har kommunikationsfärdigheter på ledarnivå och är energisk av möjligheten att bidra bakom kulisserna till ett högpresterande team. Driv effektivitet för CFO & CPO: Se till att båda ledarnas tid och uppmärksamhet är fokuserad på de högst prioriterade initiativen genom att mästerligt hantera komplexa kalendrar, schemalägga möten och samordna tvärfunktionell kommunikation. Administrativ excellens: Ansvara för ett stort antal operativa uppgifter, inklusive kalenderhantering, mötesförberedelser, utgiftsrapporter och komplexa researrangemang. Operativt stöd: Koordinera och hjälpa till att genomföra ledningsmöten, all-hands, offsites och planeringssessioner. Följ upp och säkerställ att viktiga leveranser genomförs i tid. Kommunikationslänk: Fungera som kontaktpunkt mellan personal- och finansledning, samt bredare G&A-stakeholders, ledarskapskollegor och andra interna team med professionalism och diskretion. Utarbeta eller samordna kommunikation vid behov. Projektkoordinering: Stödja specialprojekt inom personal- och finansorganisationerna, inklusive målgranskningar, planeringscykler, onboarding-schema och dokumentationsuppdateringar. Mötesförberedelse: Förbereda eller hämta material för interna och externa möten (t.ex. HR- och finansagendor, strategiska presentationer, finansiella KPI:er, styrelseuppdateringar). Tidsoptimering: Säkerställa att båda ledarna är på rätt plats, med rätt information – oavsett om det är kontext för 1:1, en presentation eller en tydlig buffert mellan viktiga möten.