Exekutiv assistent

ReOrbit söker en exekutiv assistent som kan ansluta sig till vårt team och ge administrativt och organisatoriskt stöd av hög kvalitet till VD:n. Som vår exekutiva assistent är du mycket organiserad, proaktiv och diskret. Du trivs i en snabb miljö, gillar att hantera flera prioriteringar samtidigt och har en exceptionell uppmärksamhet på detaljer. Du är en utmärkt kommunikatör som kan förutse behov, koordinera mellan team och se till att allt flyter på smidigt bakom kulisserna. Det är en spännande chans att gå med i en dynamisk start-up, med möjlighet att göra en verklig skillnad för att nå vårt mål att flytta gränserna för rymddataöverföring. Ansvarsområden - Hantera VD:ns kalender, schemalägga möten och säkerställa effektiv prioritering av motstridiga krav. - Koordinera inrikes- och utlandsresor, inklusive flyg, boende, visum, resplaner och utgiftsrapportering. - Organisera interna och externa möten, förbereda agendor, föra mötesanteckningar vid behov och följa upp åtgärdspunkter. - Hantera daglig korrespondens, e-post och administrativa förfrågningar å VD:ns vägnar där det är lämpligt. - Förbereda presentationer, dokument, rapporter och mötesmaterial med information från VD:n och ledningsgruppen. - Koordinera logistik för styrelsemöten, ledningsmöten, kundbesök och företagsevenemang. - Stödja fakturaadministration, utgiftshantering och andra administrativa processer. - Fungera som en viktig kontaktpunkt mellan ledningsgruppen och interna och externa intressenter, säkerställa timely kommunikation och professionell representation. - Hantera konfidentiell information med högsta grad av diskretion och professionalism. - Assistera med dokumenthantering, arkivering och underhåll av organiserade register. - Stödja ad hoc-administrativa uppgifter och projekt efter behov. Färdigheter och krav - 5+ års erfarenhet som exekutiv assistent eller i en liknande administrativ stödroll. - Erfarenhet av att stödja seniora chefer i en snabb miljö. - Enastående organisatoriska och tidshanteringsförmågor med förmågan att hantera flera prioriteringar samtidigt. - Utmärkta skriftliga och muntliga kommunikationsfärdigheter i engelska. - Stark uppmärksamhet på detaljer och ett proaktivt, lösningsorienterat tankesätt. - Hög nivå av professionalism, diskretion och integritet vid hantering av konfidentiell information. - Färdighet i moderna samarbetsverktyg. - Flexibel, anpassningsbar och bekväm med att arbeta i en dynamisk, snabbväxande miljö. - Erfarenhet av att arbeta i ett teknik-, flyg- eller internationellt företag är en fördel. Vad gör ReOrbit? ReOrbit bygger grunden för nästa generation av rymdapplikationer genom att förvandla satelliter till verkligt intelligenta, sammankopplade plattformar, definierade av mjukvara. Vår satellitdesignfilosofi kretsar kring idén att satelliter måste nätverka, kommunicera med varandra och därmed förbättra uppdragseffektiviteten. Detta uppnås tack vare en flexibel mjukvaruförst arkitektur, där alla dessa aspekter hanteras i förväg i uppdragskonceptet som integrerade funktioner. ReOrbits toppteam av mjukvaruingenjörer och systemarkitekter utvecklar mjukvara internt, köper in hårdvara från marknadsledande leverantörer och integrerar sömlöst komponenterna för att skapa flexibla och säkra satelliter. Idag är vi ett snabbväxande företag som bygger ett starkt multidisciplinärt team för att stödja våra aktiviteter. Vi har huvudkontor i Helsingfors, Finland med dotterbolag i Bristol, Storbritannien, Bariloche, Argentina och Bengaluru, Indien. Att arbeta på ReOrbit På ReOrbit fokuserar vi på att bygga ett starkt team eftersom vi tror att inget kan uppnås utan innovativa, ödmjuka och nyfikna sinnen som arbetar tillsammans mot ett gemensamt mål. Vi främjar en inkluderande, dynamisk miljö där jämlikhet och mångfald är vår styrka. Vi erbjuder - Utmanande men givande miljö – du kommer att trivas om du alltid reflekterar över hur saker kan göras bättre. Dina idéer kommer att bli hörda. - Ambitiöst och stödjande nätverk av människor, motiverade att förändra rymdindustrin, med expertis från både klassisk och ny rymdteknik. - Förmåner som lunchkuponger, event, fester, företagshälsovård och ytterligare sjukförsäkring - men viktigast av allt möjligheten att vara en del av ett unikt och mångsidigt team, sammanlänkade av liknande tankesätt och humor. - Vi gillar att spendera tid tillsammans! Du kan välja aktiviteter efter smak – runOrbit, climbOrbit; bli mästare i pingis eller brädspel. - Vi stödjer relokering och integration i det finska samhället. Följ med oss på vår resa att bygga mjukvarustyrda satelliter för säker kommunikation och därmed skapa det mest fängslande företaget för rymddataflöden i den nya rymderan. Företaget kan kräva säkerhetsprövning för vissa positioner. All sådan säkerhetsprövning kommer att genomföras i enlighet med gällande lag och företagets relevanta policyer.