Projektkoordinator - Trilogy International - Distans - Globalt

Tämä rooli tukee yhtä tai kahta Partneria johtavassa haku- ja rekrytointikäytännössämme liiketoiminnan kehittämiseen ja sitoutumiseen liittyvissä tehtävissä, kuten matkasuunnittelussa, kalenterin ja ajan hallinnassa, haastattelujen aikataulutuksessa, asiakirjojen tuotannossa, tietokannan hallinnassa, tapahtumien koordinoinnissa, tutkimuksessa ja muissa hallinnollisissa tehtävissä. Säännöllisesti muuttuvien prioriteettien vuoksi tehtävässä on oltava sopeutuvainen ja joustava, ja siinä vaaditaan vahvaa kiireen taju. Koska liiketoiminta vaatii tarkkuutta ja korkeaa tarkkuutta, tämä rooli edellyttää huolellisuutta. Koska olemme ammatillinen palveluyritys, asiakaspalveluasenne, kypsyys ja rauhallinen, tyyni käytös ovat välttämättömiä. Projektikoordinaattorin tehtävissä tuetaan konsultteja siten, että varmistetaan tiedonkulku asiakkailta, potentiaalisilta asiakkailta, ehdokkailta ja konsulttien välillä perustason työnkulkujärjestelmien avulla. Hallinnoidaan sitoutumisia PSA-järjestelmällä, joka sisältää asiakassopimusten mukaisesti tehtävien sitoutumisten luomisen ja asiakaslaskutuksen hallinnan. Hallinnoidaan ehdokkaiden kokemusta aikatauluttamalla haastatteluja ja muita tapaamisia ehdokkaiden ja asiakkaiden välillä. Tiimityön tuki: tehdään yhteistyötä kollegoiden kanssa ja tuetaan laajempaa tiimiä, avustetaan standardeissa hallinnollisissa tehtävissä, kuten asiakirjojen valmistelussa ja oikoluvussa, tiedon tutkimuksessa. Tarvittaessa tuetaan muita projektikoordinaattoreita poissaolojen ja kiireisten aikojen aikana. Osallistutaan prosessien parantamiseen ja tiimityön kehittämiseen liittyviin projekteihin. Ajan ja kalenterin hallinta: käytetään Outlookia, aikataulutetaan ulkoisia ja sisäisiä kokouksia useilla aikavyöhykkeillä ja vastataan saatavuuskyselyihin, varmistaen konsulttien ajan tehokkaan käytön. Tarjotaan konsultteille tarvittavat valmistelumateriaalit ennen kokouksia, haastatteluja ja matkoja. Asiakirjojen tuotanto: laaditaan kirjeenvaihtoa ja muita asiakirjoja käsin kirjoitetusta tai sähköisestä tekstistä korkealla tarkkuudella ja oikealla kieliopilla, usein tiukkojen määräaikojen alla. Tuotetaan PowerPoint-esityksiä, ehdotuksia, tilanneraportteja, pääasiakassuunnitelmia, ehdokastarkastuksia ja muita dokumentteja, mukaan lukien graafiset ja taulukkomuotoiset esitykset. Valmistellaan ehdokkaiden profiileja ja materiaaleja asiakkaille ennen sovittuja tapaamisia. Logistiikan hallinta: järjestetään matkasuunnitelmat käyttäen ulkopuolista matkatoimistoa, noudattaen matkustustyyppejä ja -käytäntöjä. Koordinoidaan kotimaisia ja kansainvälisiä ehdokkaiden matkasuunnitelmia. Tarkistetaan ja vahvistetaan ehdokkaiden kulukorvaushakemusten oikeellisuus. Seurataan ja sovitetaan lentolippuja ja -krediittejä. Hallinnoidaan erityistapahtumia, kokouksia, Zoom-esityksiä ja videon haastatteluja. Ilmoitetaan vastaanottovirkailijalle odotettavissa olevista vieraista ja koordinoidaan toimisto- ja kokoushuonetilaa. Ilmoitetaan muille Korn Ferry -toimistoille etukäteen konsulttivierailuista turvallisuusselvityksen ja tilavarauksen varmistamiseksi. Tietojen hallinta: hallinnoidaan sähköisiä arkistointijärjestelmiä. Päivitetään ja ylläpidetään konsulttien liiketoiminnan kehitystoimia, tehtäviä ja yhteystietoja Salesforce-järjestelmässä. Päivitetään ja ylläpidetään konsulttien toimintaa ja sitoutumisprosessin tietoja Searcher-järjestelmässä, varmistetaan yhteystietojen ja asiakirjojen sisällyttäminen rekisteriin ja päivitetään Searchflow-tietoja sitoutumisaktiviteettien mukaan. Valmistellaan kuukausittainen kuluraportti konsulttien ohjeiden mukaan Concur-kuluhallintaohjelmistolla. Avustetaan konsultteja seuraamaan liiketoiminnan suorituskykymittareita suorituskykymittariraporttien avulla. Tutkimus: valmistellaan yrityskohtaisia yleiskatsauksia tiimeille, tutkimusyrityksiä ja kehitetään kohdelistoja. Tuetaan tutkimustiimiä ehdokkaiden tunnistamisessa ja profiilien laatimisessa. Avustetaan ehdokaskartoituksen ja markkinatiedon esitysten valmistelussa.