Executiv assistent - Trilogy International - London, Storbritannien

Genom att använda organisatorisk kunskap om procedurer ger den exekutiva assistenten administrativt stöd till chefer och kollegor på olika nivåer inom Korn Ferry. Positionen ansvarar för att koordinera kalendrar, resescheman, on-site-tjänster och upprätta utläggsrapporter. Som central kontaktpunkt måste rollen säkerställa hög kvalitet på kundservice för både interna och externa klienter och besökare. Den ideala kandidaten har erfarenhet av administrativa operationer och förmåga att arbeta självständigt men ändå ta instruktioner från chefer. Kandidaten måste vara välorganiserad, självgående, flexibel och uppfinningsrik. Rollen kräver initiativförmåga och organisatoriska färdigheter för att representera Korn Ferry på ett professionellt och polerat sätt med målet att säkerställa en hög grad av kundnöjdhet, både internt och externt. Erfarenhet av en professionell kontorsmiljö krävs samt starka tekniska färdigheter. Kärnkompetenser som krävs för att lyckas i denna roll är kvalitetskontroll, uppmärksamhet på detaljer, förmåga att prioritera, kommunikation, problemlösning, anpassningsförmåga och empati. Huvudsakliga ansvarsområden Kontorsstöd - Fungera som central kontaktpunkt för administrativa förfrågningar och för konsulter att få tillgång till specialiserade tjänster inklusive grafik, produktion och operationer. Använda kunskap om företagets resurser och starka interna relationer för att arbeta effektivt - Koordinera resescheman, både inrikes och internationellt för konsulter, och upprätta en detaljerad resplan före avresa - Assistera med andra administrativa/operationella uppgifter såsom arkivering, kopiering, skanning, utskick, felsökning och mötesplanering - Uppdatera distributionslistan och koordinera regelbundna utskick - Flagga relaterade problem för chefen - Stödja andra kollegor när det är möjligt och nödvändigt (t.ex. täcka upp för andra administrativa assistenter) och ge timely svar på förfrågningar Mötesstöd - Underhålla kalendrar inklusive interna möten, konferenssamtal som involverar flera tidszoner, boka virtuella möten och klientmöten, säkerställa att IT-utrustning är installerad samt koordinera material, förnödenheter och catering vid behov - Stödja on-site-aktiviteter relaterade till anställningsintroduktion Affärsstöd - Samarbeta med konsulter och redovisning för att öppna projekt och följa upp fordringar vid behov - Upprätta och skicka in regelbundna och korrekta utläggsrapporter och avstämma kontoutdrag - Koda och skicka in fakturor, förbereda checkförfrågningar - Upprätta/spara regelbundna tidrapporter som visar utnyttjad tid allokerad till uppdrag - Använda största möjliga diskretion och professionalism vid arbete med konfidentiell information - Uppdatera databasen för affärsutveckling enligt instruktioner - Sammanställa, förbereda, redigera och formatera olika rapporter, presentationer och affärsdokument, samt analysera data och information från identifierade källor inom fastställda riktlinjer och procedurer UTBILDNING, ERFARENHET & ÖVRIGA KVALIFIKATIONER - Kandidater måste antingen vara utbildade på examensnivå eller ha motsvarande kvalifikationer / eller påvisbar arbetserfarenhet inom EA/administrationsfältet - Utmärkta PowerPoint-kunskaper med högt kunnande i Microsoft Office-sviten (Outlook, Word och Excel) - Relevant erfarenhet av att stödja ledare och seniora yrkesverksamma inom en professionell tjänstemiljö - Arbetskunskap om HCM / SAP / Salesforce - Färdigheter i kontorsmaskiner krävs för skrivare/kopieringsmaskiner, bindningsmaskiner, utskickningsutrustning - Starka dator- och internetresearchfärdigheter relaterade till administrativt arbete - Erfarenhet av klienthantering/service föredras - Påvisad erfarenhet av gott omdöme och professionalism med förmåga att arbeta med ledare. Hög grad av interpersonell och professionell fingertoppskänsla på olika nivåer av intern ledning, personal, klienter och associerade, med förmåga att hantera förväntningar - Förmåga att planera komplexa internationella resor på en mycket detaljerad nivå - Förmåga att upprätthålla konfidentialitet och diskretion vid hantering av känsliga ärenden - Starka analytiska färdigheter och förmåga att översätta dessa till operationella processer - Måste kunna arbeta självständigt med lite övervakning men kunna ta instruktioner från ledningen, vara detaljorienterad, proaktiv, tidvis flexibel vad gäller arbetstider/ansvar och kunna organisera och prioritera flera deadlines - Utmärkta skriftliga och muntliga kommunikationsfärdigheter; kundfokuserad med utmärkt telefontikett - Förmåga att fatta timely beslut och driva dem till handling - Utmärkta organisatoriska förmågor med en hög grad av prioritering - Grundläggande kunskaper i projektledning och koordinering föredras