Johtoryhmän assistentti - Trilogy International - Lontoo, Iso-Britannia

Käyttämällä organisaation menettelytietoa johtoryhmän assistentti tarjoaa hallinnollista tukea eri tasoisille esihenkilöille ja kollegoille Korn Ferrylla. Tehtävään kuuluu kalentereiden, matkasuunnitelmien ja paikan päällä annettavien palveluiden koordinointi sekä kuluraporttien laatiminen. Keskeisenä yhteyshenkilönä roolin on varmistettava korkealaatuinen asiakaspalvelu sekä sisäisille että ulkoisille asiakkaille ja vierailijoille. Ihanteellisella ehdokkaalla on kokemusta hallinnollisista toiminnoista sekä kyky työskennellä itsenäisesti, mutta ottaa ohjeita esihenkilöiltä. Ehdokkaan on oltava hyvin organisoitunut, oma-aloitteinen, joustava ja kekseliäs. Rooli vaatii aloitekykyä ja organisointitaitoja, jotta Korn Ferrya voidaan edustaa ammattimaisesti ja huolitellusti asiakastyytyväisyyden varmistamiseksi sekä sisäisesti että ulkoisesti. Ammattimaisessa toimistoympäristössä hankittu kokemus sekä vahvat tekniset taidot ovat edellytyksiä. Tässä roolissa menestymiseen tarvittavia ydinkompetensseja ovat laadunvalvonta, tarkkuus, priorisointikyky, viestintä, ongelmanratkaisu, sopeutumiskyky ja empatia. Pääasialliset vastuualueet Toimistotuki - Toimia keskeisenä yhteyshenkilönä hallinnollisissa tiedusteluissa ja konsulttien pääsyn varmistajana erikoistuneisiin palveluihin, kuten grafiikkaan, tuotantoon ja operatiivisiin toimintoihin. Hyödyntää yrityksen resursseja ja vahvoja sisäisiä suhteita työskennellessään tehokkaasti - Koordinoida konsulttien kotimaan- ja ulkomaanmatkoja ja laatia yksityiskohtaiset matkasuunnitelmat ennen lähtöä - Avustaa muissa hallinnollisissa/operatiivisissa tehtävissä, kuten arkistoinnissa, kopioinnissa, skannauksessa, postituksissa, vianetsinnässä ja kokousten suunnittelussa - Päivittää jakelulistoja ja koordinoida säännöllisiä postituksia - Ilmoittaa asiaan liittyvistä ongelmista esihenkilölle - Tukea muita kollegoita mahdollisuuksien mukaan (esim. tarjota sijaista tukea muille assistenteille) ja vastata pyyntöihin oikea-aikaisesti Kokoustuki - Hallinnoida kalentereita, mukaan lukien sisäiset kokoukset, useita aikavyöhykkeitä koskevat konferenssipuhelut, virtuaalisten kokousten järjestäminen ja asiakastapaamiset, varmistaen IT-laitteiden toimivuuden sekä koordinoiden materiaalit, tarvikkeet ja catering-palvelut tarvittaessa - Tukea työntekijöiden orientaatioon liittyvää toimintaa paikan päällä Liiketoiminnan tuki - Tehdä yhteistyötä konsulttien ja kirjanpidon kanssa projektien avaamisessa ja saatavien seurannassa tarvittaessa - Laatia ja toimittaa säännölliset ja tarkat kuluraportit sekä täsmäyttää tiliotteet - Koodata ja toimittaa laskut sekä valmistella shekkipyynnöt - Laatia/tallentaa säännölliset työtunnit, osoittaen toimeksiannoille varatun hyödyntämisajan - Käyttäytyä äärimmäisen harkitusti ja ammattimaisesti käsitellessään luottamuksellisia tietoja - Päivittää liiketoiminnan kehitystietokanta ohjeiden mukaan - Koostaa, valmistella, muokata ja muotoilla erilaisia raportteja, esityksiä ja liiketoimintadokumentteja sekä analysoida tietoja tunnistetuista lähteistä annettujen ohjeiden ja menettelyjen mukaisesti KOULUTUS, KOKEMUS JA MUUT PÄTEVYKSET - Ehdokkaalla on oltava korkeakoulututkinto tai vastaavat pätevyydet / tai osoitettavissa oleva työkokemus EA/hallintoalalta - Erinomaiset PowerPoint-taidot ja korkea osaaminen Microsoft Office -ohjelmistojen (Outlook, Word ja Excel) käytössä - Relevanttia kokemusta johtajien ja senioritason ammattilaisten tukemisesta asiantuntijaorganisaatioissa - Työelämässä hankittu tuntemus HCM / SAP / Salesforce -järjestelmistä - Tulostimien/kopioiden, sidontakoneiden ja postituslaitteiden käyttötaidot - Vahvat tietokone- ja internet-hakutaidot hallinnolliseen työhön liittyen - Asiakashallinta- tai asiakaspalvelukokemus katsotaan eduksi - Osoitettu kyky hyvään harkintakykyyn ja ammattimaisuuteen työskennellessä johtajien kanssa. Korkea interpersonaalinen ja ammatillinen osaaminen eri tasojen johdon, henkilöstön, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välillä sekä kyky hallita odotuksia - Kyky suunnitella monimutkaisia kansainvälisiä matkoja erittäin yksityiskohtaisella tasolla - Kyky säilyttää luottamuksellisuus ja hienotunteisuus arkaluonteisissa asioissa - Vahvat analyyttiset taidot ja kyky kääntää ne operatiivisiksi prosesseiksi - Kyky työskennellä itsenäisesti vähäisellä valvonnalla, mutta kyky ottaa ohjeita johdolta, olla yksityiskohtiin keskittyvä, proaktiivinen, joustava työajoissa/vastuissa ja kyetä organisoimaan ja priorisoimaan useita määräaikoja - Erinomaiset kirjalliset ja suulliset viestintätaidot; asiakaspalveluhenkinen ja erinomainen puhelinetiketti - Kyky tehdä oikea-aikaisia päätöksiä ja viedä ne käytäntöön - Erinomainen organisointikyky ja korkea priorisointitaito - Perustason projektinhallinta- ja koordinointitaidot katsotaan eduksi