Administrativ assistent II (FTA GS-3) - UNU - Shibuya, Japan

Förenta Nationernas universitet (UNU) är en global tankesmedja och forskningsorganisation inom FN-systemet. UNU ägnar sig åt policyrelevant forskning, kapacitetsutveckling och kunskapsspridning för att främja Förenta Nationernas syften och principer. Ansvarsområden Under ledning av Operations Services Manager ansvarar den administrativa assistenten för att stödja kassaflödeshantering, tillgångshantering, fakturering och allmänt administrativt arbete vid UNU-centret i Tokyo. 1. Protokollhantering med Japans utrikesministerium (MOFA) - Utfärda Note Verbale för att registrera eller uppdatera personal, tjänstebilar och annan officiell information hos MOFA - Förbereda ansökningar om uppehållsstatus för personal som inte är japanska medborgare under diplomatiskt eller officiellt status, och kontakta dem direkt för att säkerställa noggrannhet och timeliness - Klargöra de senaste kraven och uppdatera manualerna regelbundet genom kontakt med protokollkontoret vid MOFA i Japan 2. Administrativt HR-arbete för UNU:s kontor i Tokyo - Underhålla en uppdaterad lista över all personal i Tokyo varje månad för säkerhetslistor, immigrationsansökningar, miljöledningsrapporter eller annan officiellt krävd dokumentation - Hjälpa personal att registrera sina profiler i UNDSS-systemet - Utfärda anställningsintyg vid förfrågan - Beställa visitkort - Uppdatera och dela våningsplanen varje månad genom samordning med enheterna vid UNU-centret i Tokyo - Hjälpa personal som inte är japanska medborgare med visumansökningar - Uppdatera intranätet med operativa manualer och information för effektiva administrativa procedurer 3. Administrativt ekonomiarbete - Betalningar: Granska och uppdatera databasen för tillgångshantering i tid; Granska begäranden om utgivning av taggnummer och säkerställa att hela arbetsflödet för att registrera en ny tillgång är slutfört; Förbereda och organisera dokumentation för tillägg eller avyttring av tillgångar; Verifiera tillgångar årligen och halvårsvis enligt SOP. - Kassaflödeshantering: Ta ut och sätta in kontanter på den lokala banken i tid genom samordning med den begärande enheten; Hjälpa Treasury-teamet att identifiera insättningar i JPY-transaktioner vid förfrågan; Utfärda fakturanummer för ad-hoc-faktureringsaktiviteter och säkerställa att nödvändig information tillhandahålls Treasury-teamet - Allmän bokföring: Assistera vid bokslut, inklusive finansiell dokumentation, enligt officiella riktlinjer 4. Operativa uppgifter - Skapa rekvisitioner i ERP-systemet - Övervaka privat användning av tjänstemobiler, tillhandahålla data för respektive användare varje månad och samordna med HR-teamet för lönejusteringar - Hjälpa Travel Unit att samla in och sammanställa information för den årliga DSA-undersökningen - Uppdatera listan över butiker utsedda av MOFA för skattebefrielse - Assistera i processen för personalens välfärdsfond, såsom betalningar och uppdatering av personalinformation - Förbereda och organisera dokumentation för konsumtionsskattebefrielse - Testa eller utforska ERP-systemet och ge feedback för förbättring 5. Utföra andra uppgifter som tilldelas av överordnad. Kvalifikationer - Avslutad gymnasieutbildning, eller High School Diploma, eller kandidatexamen, företrädesvis inom administration, ekonomi eller ett relevant område - Gymnasieutbildning med 3 års erfarenhet ELLER kandidatexamen med 1 års erfarenhet av administrativa och ekonomirelaterade roller - Erfarenhet av administrativt arbete - Goda kunskaper i Excel, inklusive funktioner och formler, samt erfarenhet av ERP-system - Kunskap och erfarenhet av grundläggande bokföring och ekonomi - Resultatorienterad, självmotiverad och praktiskt lagd med förmåga att prioritera arbete och hantera flera uppgifter samtidigt Språkkrav - Flytande engelska krävs. - Goda kunskaper i talad och skriven japanska krävs. - Kunskap i ett annat officiellt FN-arbetsspråk är meriterande.