Hallinnollinen assistentti II (FTA GS-3) - UNU - Shibuya, Japan

Yhdistyneiden kansakuntien yliopisto (UNU) on globaali ajatushautomo ja jatkotutkinto-opetusorganisaatio Yhdistyneiden kansakuntien järjestelmässä. UNU harjoittaa politiikkaan liittyvää tutkimusta, kapasiteetin kehittämistä ja tiedon levittämistä Yhdistyneiden kansakuntien tarkoitusten ja periaatteiden edistämiseksi. Vastuualueet Operatiivisen palveluiden esimiehen alaisuudessa hallinnollinen assistentti vastaa kassanhallinnan, omaisuuden hallinnan, laskutuksen ja yleisen hallinnollisen työn tukemisesta UNU-keskuksen Tokion toimistossa. 1. Protokollanhallinta Japanin ulkoministeriön (MOFA) kanssa - Laatia Note Verbale -asiakirjoja henkilöstön, virka-autojen ja muiden virallisten tietojen rekisteröimiseksi tai päivittämiseksi MOFA:lle - Valmistella hakemuksia ei-japanilaisten työntekijöiden oleskelustatukseen diplomaatti- tai virka-asemassa ja olla heihin suoraan yhteydessä tarkkuuden ja oikea-aikaisuuden varmistamiseksi - Selvittää uusimmat vaatimukset ja päivittää ohjekirjoja säännöllisesti olemalla yhteydessä MOFA:n protokollatoimistoon 2. HR-hallinnollinen työ UNU:n Tokion toimistossa - Ylläpitää päivitettyä listaa Tokion toimiston henkilystä joka kuukausi turvalistoja, maahanmuuttohakemuksia, ympäristöhallinnon raportteja tai muita virallisesti vaadittavia asiakirjoja varten - Auttaa henkilöstöä rekisteröimään profiilinsa UNDSS-järjestelmään - Myöntää työtodistuksia pyynnöstä - Tilata käyntikortteja - Päivittää ja jakaa kerroskartan kuukausittain yhteistyössä UNU-keskuksen eri yksiköiden kanssa - Auttaa ei-japanilaisia työntekijöitä viisumihakemuksissa - Päivittää intranetin operatiiviset ohjeet ja tiedot hallinnollisten menettelyjen tehostamiseksi 3. Taloushallinnon hallinnollinen työ - Maksut: Tarkastaa ja päivittää omaisuuden hallintatietokannan oikea-aikaisesti; Tarkastaa tunnistenumeroiden myöntämispyynnöt ja varmistaa, että uuden omaisuuden rekisteröintiprosessi valmistuu; Valmistelee ja järjestää dokumentaation omaisuuden hankinnoille tai poistoon; Verifioi omaisuuden vuosittain ja puolivuosittain SOP:n mukaisesti. - Kassanhallinta: Nostaa ja tallettaa käteistä paikallisessa pankissa oikea-aikaisesti yhteistyössä pyytävän yksikön kanssa; Auttaa Treasury-tiimiä tunnistamaan JPY-transaktioiden talletukset pyynnöstä; Myöntää laskunumerot ad-hoc-laskutustoiminnoille ja varmistaa tarvittavien tietojen sujuvan välityksen Treasury-tiimille - Yleinen kirjanpito: Avustaa tilikauden päätöksessä, mukaan lukien talousdokumentaatio, virallisten ohjeiden mukaisesti 4. Operatiiviset tehtävät - Luoda hankintapyyntöjä ERP-järjestelmään - Seurata virallisten matkapuhelinten yksityistä käyttöä, toimittaa tiedot käyttäjille kuukausittain ja koordinoida palkka-asetuksia HR-tiimin kanssa - Avustaa matkustusyksikköä vuotuisen DSA-kyselyn tietojen keräämisessä ja koostamisessa - Päivittää MOFA:n määrittämien verovapaiden kauppojen listan - Avustaa henkilöstön hyvinvointirahaston prosesseissa, kuten maksuissa ja henkilötietojen päivityksessä - Valmistella ja järjestää dokumentaatiota kulutuksen verovapaudesta - Testata tai tutkia ERP-järjestelmää ja antaa palautetta sen parantamiseksi 5. Suorittaa muut esimiehen määräämät tehtävät. Kvalifikaatiot - Suoritettu toisen asteen koulutus TAI lukio-diplomi TAI kandidaatin tutkinto, mieluiten hallinnon, talouden tai tehtävään liittyvällä alalla - Toisen asteen koulutus tai lukio-diplomi ja 3 vuoden kokemus TAI kandidaatin tutkinto ja 1 vuoden kokemus hallinto- ja talousalan tehtävistä - Kokemus hallinnollisesta työstä - Hyvät Excel-taidot, mukaan lukien funktioiden ja kaavojen käyttö, sekä kokemus ERP-järjestelmien käytöstä - Perustiedot ja kokemus kirjanpidosta ja taloushallinnosta - Tuloshakuinen, itsestään motivoitunut ja "käytännönläheinen" kyvyllä priorisoida työtä ja hoitaa useita tehtäviä samanaikaisesti Kielivaatimukset - Sujuva englannin kieli on vaadittu. - Hyvä suullinen ja kirjallinen japanin kielen taito on vaadittu. - Tieto muusta YK:n virallisesta työkielestä on eduksi.