Exekutiv assistent

Bygger framtiden för öppen finans Payward - moderbolaget bakom Kraken, NinjaTrader, Breakout, xStocks, Payward Services och CF Benchmarks - har under de senaste 15 åren byggt en av branschens mest moderna och globalt tillgängliga finansiella infrastrukturplattformar, skapad för att främja ett öppet, globalt finansiellt system. Teamet Kraken grundades 2011 och är en av världens äldsta kryptoplattformar, betrodd av över 10 miljoner individer och institutioner över hela världen. Det erbjuder spottrading, margin, futures, staking och OTC-tjänster, med produkter byggda för både privata investerare och institutionella kunder. Vi söker en mycket organiserad och proaktiv exekutiv assistent för att stödja den seniora ledningen inom VD-kontoret, inklusive arbete inom en Co-CEO-ledningsmodell. Denna roll ger administrativt stöd på hög nivå och säkerställer att nyckelprojekt, budgetar, resor och event flyter på smidigt — genom att hantera komplexa, ständigt föränderliga kalendrar med ansvar för mångfacetterad koordinering. Den idealiska kandidaten har erfarenhet av eller är bekant med kommunikation och exekutiva frågor, vilket gör att hen kan arbeta tryggt i en snabbföränderlig miljö. Möjligheten - Arbeta i nära samarbete med andra assistenter inom VD-kontoret, förstå den unika dynamiken i en Co-CEO-ledningsmodell — dela information, koordinera ansvarsområden och upprätthålla ett sömlöst exekutivt stöd över ledarna. - Bygga relationer med det bredare teamet samtidigt som man fungerar som grindvakt för cheferna; förutse behov och potentiella problem innan de uppstår, planera för flera eventualiteter och implementera lösningar med minimal vägledning. - Hantera en exceptionellt komplex och ständigt föränderlig exekutiv kalender, balansera motstridiga prioriteringar och fatta genomtänkta beslut å VD:s vägnar; koordinera möten, hantera logistik, hantera konkurrerande deadlines och granska inkommande förfrågningar för att säkerställa att de når chefen med all nödvändig information. - Förbereda omfattande briefingmaterial för möten, talartillfällen och resor, tillsammans med agendor, protokoll och organiserade register över nyckelprojekt och initiativ. - Koordinera alla aspekter av inrikes- och utrikesresor — kommersiella och privata flygplan, marktransport, boende, visum och tullkrav — och fungera som primär kontaktperson för privata flygleverantörer, hantera flygscheman, passagerarlistor och catering. - Övervaka reseplaner proaktivt, justera logistik i realtid för att anpassa sig till ändrade affärsprioriteringar, väderhändelser, operativa förseningar eller andra oförutsedda omständigheter. - Koordinera tvärfunktionella projekt och event — inklusive tidslinjer, leverabler, intressentengagemang och samarbete med event-, säkerhets- och andra team — samtidigt som man identifierar möjligheter att effektivisera processer och öka den exekutiva effektiviteten. - Spåra och övervaka teamuppgifter, budgetar och mötesscheman för att säkerställa att deadlines och leverabler uppfylls, samt stödja onboarding och uppstart för nya teammedlemmar. - Behandla utläggsrapporter, inköpsorder, budgetavstämningar och kvitton/fakturor med noggrannhet och punktlighet, tillsammans med ytterligare uppgifter efter behov. Vad du bidrar med - 10+ års bevisad erfarenhet som exekutiv assistent, administrativ chef eller liknande roll som stöttat senior ledning, helst inom ett VD-kontor eller en ledningsstruktur med flera chefer. - Förmåga att upprätthålla konfidentialitet, utöva diskretion och professionalism vid hantering av känslig information. - Starka organisatoriska färdigheter med exceptionell uppmärksamhet på detaljer och förmåga att hantera flera prioriteringar i en snabb miljö med starka personligheter och krävande tidsramar. - Naturlig talang för att förbättra processer och skapa ordning ur kaos, förbli lugn under perioder av desorganisation. - Stark känsla för brådska när projekt tilldelas, med förmåga att slutföra uppgifter snabbt samtidigt som man förutser nästa i snabb följd. - Mycket skicklig med Google Suite, MS Office Suite, Adobe Suite, MacOS och generellt tekniskt kunnig. - Bekant med kommunikationsstrategier, exekutiva frågor och ledningsmiljöer. - Utmärkta skriftliga och muntliga kommunikationsfärdigheter. - Flexibilitet i tillvägagångssätt — denna verksamhet opererar i alla tidszoner. Bra att ha - Erfarenhet av budgetuppföljning, resekordinering, eventplanering och intressentengagemang. - Bekvämlighet med att arbeta över flera team, tidszoner och med externa partners. - Ett proaktivt, problemlösande tankesätt med fokus på effektivitet.