Administrativ assistent
Bakgrund: OCHA är en del av Förenta nationernas sekretariat och ansvarar för inter-agency koordinering i humanitära insatser. Gaza-kontoret ansvarar för samordning i komplexa nödsituationer och sprider information samt stödjer resursmobilisering. Administrativt biträde tillför administrativa, säkerhets- och lokalvårdskrafters tjänster under Gaza-kontoret och administrationens chef för att säkerställa hög kvalitet och konsekvens. Ansvar inkluderar: följa UNDP/UNOCHA-regler, assistera i affärsprocesskartläggning och interna SOPs, samordna tilĺĺm av installationer och utrustning i Gaza-kontor och gästhus, planera underhåll och alternativa lösningar, granska entreprenörsfakturor, stödja lågvärdesanskaffningar och tekniska utvärderingar, utveckla standarder för tillgångar och lokaler, samordna säkerhetsbesiktningar, identifiera förbättringsområden och öka effektiviteten, IPSAS 17-implementation, årlig fysisk verifiering av utrustning och inventering i UMOJA, avfallshantering och disposal, bidra till säkerhets- och trygghetsarbete, övriga uppgifter. Krav: Utbildning – gymnasieutbildning krävs; universitetsexamen i företagsekonomi eller offentlig förvaltning föredras men krävs inte. Erfarenhet – minst 7 år (gymnasieexamen) eller 4 år (kandidatexamen) inom administration, säkerhet/fastighetsförvaltning eller liknande; datorvana; erfarenhet av säkerhet/riskhantering önskvärt; UN-upphandling önskvärd; ECC SAP erfarenhet önskvärd; Common System erfarenhet önskvärd. Språk – arabiska och engelska flytande. Likabehandlingsuttalande ingår. AI-kännedom och bedräger varning.
Jobbdetaljer
Ansvarsområden
- Fullständig efterlevnad av administrativa processer och procedurer enligt UNDP/UNOCHA:s regler och riktlinjer
- Fullständig efterlevnad av administrativa rutiner enligt UN/Secretary-regler, regler, policyer och strategier
- Bidra till CO:s affärsprocesskartläggning och utveckling av innehållet i interna standard-operatingprocedures inom administration i samråd med närmaste chef och kontorsledning
- Koordinera underhållstjänster för installationer, system och utrustning på OCHA:s kontor och gästhus i Gaza
- Planera underhållsbehov, funktionsspecifika behov och rekommendationer om alternativa lösningar
- Granska entreprenörsfakturor och stödja kostnadsåtervinning
- Stödja lågvärdesanskaffningar och tekniska utvärderingar
- Vägleda i att utveckla standarder för befintliga och framtida faciliteter och riktlinjer för pågående förvaltning av OCHA-kontoren och gästhuset
- Samarbeta med säkerhet vid säkerhetsinspektioner av lokaler; rapportera och utreda olyckor och rekommendera åtgärder mot säkerhets-/brandrisker
- Stödja identifiering av gemensamma frågor och bästa praxis, ge strategiska rekommendationer och utveckla plan för att uppnå mål och öka effektivitet
- Fastighetsförvaltning i enlighet IPSAS 17-implementering
- Säkerställa årlig fysiska verifikationen av utrustning och tillgångar i OCHA
- Säkerställa att utrustning och tillgångar uppdateras i UMOJA-inventariesystem
- Säkerställa att slutinventeringsrapporter för Gaza-kontoret färdigställs i tid för inlämning till Jerusalem-kontoret
- Säkerställa uppföljning av avveckling av inventarier och utarbeta G45-formulär i samarbete med Jerusalem-kontoret
- Bidra till säkerhets- och trygghetsledningen
- Utföra övriga uppgifter vid behov.
Krav
- Gymnasieutbildning krävs.
- Kandidat-/Kandidatexamen eller motsvarande tasanses ses av som fördel men krävs inte
Kompetenser & tekniker
Utbildningsnivå
Gymnasieutbildning
Relaterade möjligheter
Hitta fler möjligheter som matchar dina intressen och färdigheter