Hallintovirkailija
Tausta: OCHA on Yhdistyneiden Kansakuntien sihteeristöön kuuluva toimija, joka koordinoi humanitaarisia toimia ja varmistaa tehokkaan hätätilanteisiin reagoimisen. Gazan toimisto vastaa moniviranomaista koordinaatiota ja tiedonvälitystä sekä resurssien mobilisointia. Hallinnon ohjauksen alaisena toimiva hallinnollinen assistentti tuottaa hallinnollisia, turvallisuus- ja tilojen hallinnan palveluita varmistaen korkean laadun ja johdonmukaisuuden. Tehtävät: varmistaa sääntöjen ja ohjeiden noudattaminen; osallistua liiketoimintaprosessien kartoitukseen ja sisäisiin ohjeisiin; koordinoida tilojen ylläpitoa Gazan toimistossa ja vierastalossa; suunnitella ylläpitoa ja vaihtoehtoisia ratkaisuja; tarkistaa urakoitsijoiden laskut; tukea vähäarvoisia hankintoja ja teknisiä arviointeita; kehittää tilojen hallinnan standardeja; tehdä yhteistyötä turvallisuusasioissa; tunnistaa kehityskohteita ja parantaa tehokkuutta; IPSAS 17 -omistamisen hallinto; vuotuinen fyysinen tarkastus ja inventaarion kirjaaminen UMOJA-järjestelmään; hävitysmenettelyt; osallistua turvallisuus- ja turvallisuusjohtamiseen; muut tehtävät pyydettäessä.
Työn tiedot
Vastuualueet
- Täydellinen noudattaminen hallinnollisten prosessien ja käytäntöjen UNDP/UNOCHA:n säännösten ja ohjeiden mukaisesti
- Hallinnollisten menettelyjen täydellinen noudattaminen UN/Secretariatin sääntöjen, sääntöjen, politiikkojen ja strategioiden mukaisesti
- Osallistuminen CO:n liiketoimintaprosessien kartoitukseen ja sisäisten toimenpideohjeiden sisällön laatimiseen esihenkilön ja toimiston johdon kanssa
- Koordinoi asennusten, järjestelmien ja laitteiden huoltopalveluita Gazan toimiston ja Guest Housen alueella
- Suunnittelee huolto- ja muutostarpeita, toimintoihin liittyviä erityistarpeita sekä vaihtoehtoisia ratkaisuja
- Arvioi urakoitsijoiden laskut ja avustaa kustannusten takaisinperinnässä
- Tukee Gazan toimiston pienten hankintojen järjestämisessä ja teknisten tarjousten arvioinnissa
- Ohjaa olemassa olevien ja tulevien tilojen standardien kehittämisessä ja tilojen ylläpidon ohjeistuksien laatimisessa
- Yhteistyö turvallisuuden kanssa tilojen turvallisuustarkastuksissa; raportoi ja tutkii onnettomuuksia sekä suosittelee turvallisuus- tai palo vaarojen korjaustoimenpiteitä
- Auttaa tunnistamaan yhteisiä kysymyksiä ja parhaita käytäntöjä, antaa strategisia suosituksia ja kehittää suunnitelman tavoitteiden saavuttamiseksi ja tehokkuuden parantamiseksi
- IPSAS 17 -mukaisen kiinteistöjen hallinnan toteuttaminen
- Varmistaa tilien ja laitteiden vuosittaisen fyysisen tarkastuksen toteutumisen
- Varmistaa laitteiden ja varastojen päivittämisen UMOJA-tavaraluettelojärjestelmään
- Varmistaa Gaza-toimiston loppuinventaarion laatimisen ajoissa Jerusalem-konttoriin toimitettavaksi
- Varmistaa inventaarion hävittämismenettelyjen seurannan ja G45-lomakkeiden valmistelun Jerusalem-konttorin kanssa
- Panostaa turvallisuus- ja turvallisuusjohtamiseen
- Suorittaa muut tehtävät tarpeen vaatiessa.
Vaatimukset
- Toisen asteen koulutus vaaditaan.
- Yliopistotutkinto liikehallinnosta tai julkisen hallinnon alalta katsotaan etu, ei pakollinen
Taidot ja teknologiat
Koulutustaso
Toisen asteen koulutus
Aiheeseen liittyvät mahdollisuudet
Löydä lisää kiinnostuksen kohteisiisi ja taitoihisi sopivia mahdollisuuksia