Logistikassistent

Förenta nationernas utvecklingsprogram (UNDP) arbetar i cirka 170 länder och territorier för att utrota fattigdom, minska ojämlikhet och exkludering samt främja motståndskraft. UNDP Guatemala bidrar till nationella ansträngningar för en hållbar, motståndskraftig, rättvis och inkluderande utveckling. Inom ramen för den institutionella förstärkningens delportfölj inom området demokratisk styrning ska en yrkesperson inom logistik, driftledning och administrativ ledning anställas. Assistenten för logistik- och operativt stöd, under direkt tillsyn av projektkoordinatorn för demokratisk styrning och allmän tillsyn av programansvarig, ansvarar för att ge operativt och logistiskt stöd till projekt för institutionell förstärkning. Arbetsuppgifter: 1. Operativ och administrativ förvaltning: - Hantera mindre upphandlingsprocesser och leverantörsbetalningar enligt UNDP (POPP) regler. - Uppdatera interna hanteringssystem för rekvisitioner, inköpsorder och mottagande av varor/tjänster. - Upprätthålla noggranna arkiv över operativa, finansiella och kontraktuella dokument för revisioner. - Identifiera och hantera risker proaktivt. - Utforma och granska officiell korrespondens och tekniska uppföljningsanteckningar. - Säkerställa tidssvar på dagliga operativa förfrågningar. - Delta i planerings- och koordineringsmöten. - Konsolidera databaser över motparter, regionala myndigheter och nyckelleverantörer. - Samla in kvantitativa underlag och verifieringsmedel (närvarolistor, foton, enkäter) för rapporter. - Hantera projektets inventarier enligt UNDP (POPP). 2. Logistiskt stöd för högnivåevenemang: - Ge integrerat logistiskt stöd för internationella expertuppdrag, workshops, forum och högnivåmöten. - Koordinera bokning av lokaler, audiovisuell utrustning, transport och catering. - Utveckla och följa logistiska scheman i enlighet med diplomatiska och säkerhetsmässiga protokoll. - Övervaka leverantörers åtaganden gällande kvalitet och tid. 3. Mobiliserings- och fältlogistik: - Koordinera reseförfrågningar, transport, boende och traktamenten för fältuppdrag. - Upprätthålla en territoriell katalog över lokala myndigheter och tekniska kontakter. - Organisera logistik för utbildningsprogram i regionerna. - Koordinera säker frakt och distribution av tekniskt material och utrustning. - Samla in fysiska verifieringsmedel (signerade närvarolistor, mottagningsprotokoll) för finansiell exekvering. Institutionell överenskommelse: Rapporterar till projektkoordinatorn för demokratisk styrning och generellt till programansvarig. Baserad vid UNDP:s kontor i Guatemala med möjliga uppdrag i prioriterade territorier. Minsta kvalifikationer: - Gymnasieexamen krävs. - Universitetsstudier (Kandidatexamen) inom företagsekonomi, ekonomi, samhällsvetenskap, projektledning eller liknande är meriterande men inte ett krav. - Erfarenhet: Minst 5 år med gymnasieexamen eller 2 år med kandidatexamen inom logistikassistans, drift, inventariehantering eller resehantering. Krav på färdigheter: - Erfarenhet av logistisk organisering av aktiviteter, workshops och event. - Erfarenhet av administrativ förvaltning av sociala projekt. - Erfarenhet av att skriva officiella dokument och skapa databaser. - Kunskaper i Word, Excel och PowerPoint. - Flytande spanska krävs; grundläggande kunskaper i engelska.