Logistiikka-avustaja

Yhdistyneiden kansakuntien kehitysohjelma (UNDP) toimii noin 170 maassa ja territoriossa auttaen poistamaan köyhyyttä, vähentämään eriarvoisuutta ja syrjäyntymistä sekä edistämään resilienssiä. UNDP Guatemala tukee kansallisia ponnisteluja kohti kestävää, resilienssiä, oikeudenmukaista ja inklusiivista kehitystä. Demokraattisen hallinnon alueen institutionaalisen vahvistamisen alaportfolion puitteissa on tarkoitus palkata asiantuntija logistiikan, operatiivisen johtamisen ja hallinnollisen johtamisen aloilta. Logistiikan ja operatiivisen tuen avustaja, joka toimii demokraattisen hallinnon projektikoordinaattorin suoran ja ohjelmavastaavan yleisen valvon alaisuudessa, vastaa institutionaalisen vahvistamisen projektien operatiivisesta ja logistisesta tuesta. Työn sisältö: 1. Operatiivinen ja hallinnollinen johtaminen: - Hallinnoida pieniä hankintaprosesseja ja toimittajamaksuja UNDP:n (POPP) säännösten mukaisesti. - Päivittää sisäisiä hallintajärjestelmiä pyynnöille, ostotilauksille ja tavaroiden/palveluiden vastaanotolle. - Pitää tarkat arkistot operatiivisista, taloudellisista ja sopimuksellisista asiakirjoista tarkastuksia varten. - Tunnistaa ja hallita riskejä proaktiivisesti. - Laatia ja tarkistaa virallista kirjeenvaihtoa ja teknisiä seurantamuistiinpanoja. - Varmistaa nopeat vastaukset päivittäisiin operatiivisiin pyyntöihin. - Osallistua suunnittelu- ja koordinointipalavereihin. - Konsolidoida tietokantoja vastapuolista, piirikuntaviranomaisista ja avaintoimittajista. - Kerätä kvantitatiivisia tietoja ja varmentavia asiakirjoja (läsnäololistat, valokuvat, kyselyt) raportteja varten. - Hallinnoida projektin omaisuusinventaariota UNDP:n (POPP) säännösten mukaisesti. 2. Logistinen tuki korkean tason tapahtumille: - Tarjota kokonaisvaltaista logistista tukea kansainvälisille asiantuntijalähetyksille, työpajoille, foorumeille ja korkean tason kokouksille. - Koordinoida tilojen varaukset, audiovisuaalilaitteet, kuljetukset ja catering. - Laatia ja seurata logistisia aikatauluja noudattaen diplomaattisia ja turvallisuusprotokollia. - Seurata toimittajien sitoumuksia laadun ja aikataulujen osalta. 3. Mobilisointi ja kenttälogistiikka: - Koordinoida matkapyynnöt, kuljetukset, majoitukset ja päivärahat kenttävierailuille. - Ylläpitää alueellista hakemistoa paikallisista viranomaisista ja teknisistä yhteyshenkilöistä. - Järjestää koulutusohjelmien logistiikka piirikunnissa. - Koordinoida teknisen materiaalin ja laitteiden turvallisen toimituksen ja jakelun. - Kerätä fyysisiä varmentavia asiakirjoja (allekirjoitetut läsnäololistat, vastaanottopöytäkirjat) taloudellista toteutusta varten. Institutionaalinen sopimus: Raportoi demokraattisen hallinnon projektikoordinaattorille ja yleisesti ohjelmavastaavalle. Sijainti UNDP:n toimistoissa Guatemalassa, mahdollisuus tehtäviin priorisoiduilla alueilla. Vähimmäipätevyydet: - Toisen asteen tutkinto vaaditaan. - Korkeakoulututkinto (Bachelor) kauppatiede, taloustiede, yhteiskuntatieteet, projektinhallinta tai vastaava katsotaan eduksi, mutta ei ole vaatimus. - Kokemus: Vähintään 5 vuotta toisen asteen tutkinnolla tai 2 vuotta korkeakoulututkinnolla logistisessa avustamisessa, operatiivisessa toiminnassa, inventaarioiden hallinnassa tai matkahallinnossa. Vaaditut taidot: - Kokemus toimintojen, koulutusten, työpajojen ja tapahtumien logistisesta järjestämisestä. - Kokemus sosiaalisten projektien hallinnollisesta johtamisesta. - Kokemus virallisten asiakirjojen laatimisesta ja tietokantojen luomisesta. - Word-, Excel- ja PowerPoint-hallinta. - Sujuva espanja on vaatimus; perustason englannin kielen taito.