Administrativ assistent

Rapporterande till Operations Services Manager, är den administrativa assistenten ansvarig för att stödja kassaflödeshantering, tillgångshantering, fakturering och allmänt administrativt arbete vid UNU-centret i Tokyo. 1. Redovisnings- och ekonomistöd - Skicka fakturor via ERP-systemets Payable-modul och säkerställa efterlevnad av finansiella procedurer - Bistå vid årsavslut genom att förbereda ekonomisk dokumentation och skapa GL-journaler enligt officiella riktlinjer - Skapa/uppdatera manualer för internt bruk för att förbättra administrativ effektivitet - Samverka med andra UNU-kontor och institut för kostnadsfördelning 2. Kassaflödeshantering - Ta ut och sätta in kontanter på den lokala banken - Kontrollera JPY-insättningar och tillhandahålla remisser till UNU Treasury - Kontrollera insättningar för UNU-publikationer och tillhandahålla underlag till UNU Treasury - Förbereda kontoutdrag för överföring av medel 3. Tillgångshantering - Granska och uppdatera databasen för tillgångshantering i tid - Granska begäranden om utgivning av taggnummer och säkerställa att hela arbetsflödet för att registrera en ny tillgång är slutfört - Förbereda och organisera dokumentation för tillägg eller avyttring av tillgångar - Verifiera tillgångar årligen och halvårsvis i enlighet med SOP. 4. Fakturering - Skapa, granska eller slutbehandla fakturor för UNU Centre Tokyo - Kontakta andra FN-organ direkt för huvudbyggnadens avdelning gällande fakturering och hantering av irreguljära fall. - Övervaka betalningsstatusar för att säkerställa att utestående fordringar inkasseras i tid - Skapa journalposter för transaktioner mellan kontor/organ i samordning med faktureringsenheter och UNU-institut eller andra FN-organ - Utfärda fakturanummer för ad-hoc-faktureringsaktiviteter och säkerställa att nödvändig information tillhandahålls Treasury-teamet 5. Stöd till reseenheten - Hjälpa reseenheten med att skapa TR och TC vid behov, förtydliga tolkningen av resepolicyn och dokumentera lokala operativa manualer - Bistå vid insamling och sammanställning av information för den årliga DSA-undersökningen 6. Operativa och administrativa uppgifter - Förbereda och organisera dokumentation för momsundantag - Skapa rekvisitioner för huvudbyggnaden och andra UNU Centre Tokyo-enheter - Bistå inköpsenheten med att granska eller översätta dokumentation och uppdatera leverantörsinformation - Stödja andra enheter med utbetalningar av stipendier för praktikanten - Fylla på kontorsmaterial - Uppdatera UNU:s intranät med operativa manualer för post/kurirtjänster och andra procedurer - Testa eller utforska ERP-systemet och ge feedback för förbättring - Stöd för inhemska och internationella kurirer 7. Utföra andra uppgifter som tilldelas av överordnad. Kvalifikationer: 1) Utbildning och certifiering: Avslutad gymnasieutbildning, High School Diploma, eller kandidatexamen preferably inom administration, ekonomi eller ett relevant område 2) Krav på färdigheter och erfarenhet: Gymnasieutbildning/High School Diploma med 3 års erfarenhet ELLER kandidatexamen med 1 års erfarenhet av administrativa och ekonomirelaterade roller. Erfarenhet av administrativt arbete är meriterande; Goda kunskaper i Excel, inklusive funktioner och formler, samt erfarenhet av ERP-system; Kunskap och erfarenhet av grundläggande redovisning och ekonomi; Resultatorienterad, självgående och "hands-on" med förmåga att prioritera arbete och hantera flera uppgifter samtidigt. 3) Språkkrav: Flytande engelska krävs; Goda kunskaper i talad och skriven japanska krävs; Kunskap i ett annat officiellt FN-arbetsspråk är meriterande.