Hallinnollinen assistentti

Raportoiden operatiivisen palveluiden esimiehelle, hallinnollinen assistentti vastaa kassanhallinnan, omaisuuden hallinnan, laskutuksen ja yleisen hallinnon tuesta UNU-keskuksessa Tokiossa. 1. Kirjanpito ja taloushallinnon tuki - Lähetä ERP-järjestelmän Payable-moduulin laskut, varmistaen asianmukaisten talousmenettelyjen noudattamisen - Avusta vuodenloppusulkemisessa valmistelemalla talousdokumentaatiota ja tekemällä pääkirjanpanon merkintöjä virallisten ohjeiden mukaan - Luo/päivitä sisäisiä ohjekirjoja hallinnollisen tehokkuuden parantamiseksi - Yhteistyö muiden UNU-toimistojen ja instituuttien kanssa kustannusjaon suhteen 2. Kassanhallinta - Nosta ja talleta käteistä paikallisessa pankissa - Tarkista JPY-talletukset ja anna tiedot remissioista UNU Treasurylle - Tarkista UNU-julkaisujen talletukset ja toimita tukidokumentit UNU Treasurylle - Valmistele pankkitilisteet varojen siirtoja varten 3. Omaisuuden hallinta - Tarkista ja päivitä omaisuuden hallinnan tietokanta oikeaikaiseen - Tarkista tunnistenumeroiden myöntämispyynnöt ja varmista, että uuden omaisuuden rekisteröintiprosessi valmistuu - Valmistele ja järjestä dokumentaatio omaisuuden hankinnoille tai poistolle - Varmenta omaisuus vuosittain ja puolivuosittain SOP-ohjeiden mukaisesti. 4. Laskutus - Luo, tarkista tai viimeistele laskut UNU Centre Tokiolle - Ota suoraan yhteyttä muihin YK-järjestöihin päärakennuksen osastolle laskutusta ja poikkeustapausten hoitamista varten. - Seuraa maksuasteita varmistaen, että avoimet saatavat kerätään ajoissa - Tee kirjanpanomerkintöjä toimistojen/järjestöjen välisistä transaktioista koordinoiden laskutusyksiköiden ja UNU-instituuttien tai muiden YK-järjestöjen kanssa - MyC laskutenumerot ad-hoc-laskutustoiminnoille ja varmista, että tarvittavat tiedot toimitetaan Treasury-tiimille 5. Tuki matkustusyksikölle - Auta matkustusyksikköä TR- ja TC-pyyntöjen luomisessa, matkustuspolitiikan tulkinnassa ja paikallisten operatiivisten ohjeiden dokumentoinnissa - Avusta tiedon keräämisessä ja koostamisessa vuotuista DSA-kyselyä varten 6. Operatiiviset ja hallinnolliset tehtävät - Valmistele ja järjestä dokumentaatio kulutusverovapautuksille - Luo hankintapyyntöjä päärakennukselle ja muille UNU Centre Tokion yksiköille - Avusta hankintayksikköä dokumentaation tarkistamisessa tai kääntämisessä ja toimittajatiedon päivittämisessä - Tue muita yksiköitä harjoittelijoiden stipendi-maksuissa - Täydennä toimistotarvikkeita - Päivitä UNU-intranetin operatiivinen ohjekirja posti- ja kuriiripalveluista sekä muista tehokkaita työnkulkuja varten - Testaa tai tutki ERP-järjestelmää ja anna palautetta sen parantamiseksi - Tuki kotimaisille ja kansainvälisille kuriireille 7. Suorita muut esimiehen määräämät tehtävät. Kvalifikaatiot: 1) Koulutus ja sertifiointi: Suoritettu toisen asteen koulutus TAI lukion tutkinto TAI kandidaatin tutkinto mieluiten hallinnon, talouden tai tehtävään liittyvällä alalla 2) Vaaditut taidot ja kokemus: Toisen asteen koulutus tai lukion tutkinto ja 3 vuoden kokemus TAI kandidaatin tutkinto ja 1 vuoden kokemus hallinnon ja talouden tehtävissä. Kokemus hallinnollisesta työstä on eduksi; Hyvät Excel-taidot, mukaan lukien funktioiden ja kaavojen käyttö, sekä kokemus ERP-järjestelmistä; Perustiedot ja kokemus kirjanpidosta ja taloushallinnosta; Tuloshakuisuus, itsenäinen ote ja "hands-on" -asenne kyvyllä priorisoida työtä ja tehdä useita asioita samanaikaisesti. 3) Kielivaatimukset: Sujuva englannin kieli on välttämätön; Hyvä suullinen ja kirjallinen japanin kielen taito on välttämätön; Tieto muusta YK:n virallisesta työkielestä on eduksi.