Specialist inom affärsprocesser

På Roche kan du vara dig själv och bli omfamnad för de unika egenskaper du bidrar med. Vår kultur uppmuntrar personligt uttryck, öppen dialog och genuina kontakter, där du värderas, accepteras och respekteras för den du är, vilket gör att du kan utvecklas både personligt och professionellt. Positionen Specialist inom affärsprocesser (Diagnostikavdelningen) Företag: Roche Ukraine LLC (Diagnostikavdelningen) Arbetsformat: Distans Schema: Mån–Fre, 09:00–18:00 (inklusive lunchrast) Plats: Ukraina (tillfälliga korta affärsresor inom Ukraina, upp till 10%) Syfte med rollen Att säkerställa ett smidigt operativt stöd för diagnostikavdelningen: från att stödja direkta kontrakt mellan Roche Diagnostics Poland (RDP) och hälso- och sjukvårdsinstitutioner / laboratorier och onboarding av nya kunder, till att koordinera marknadsföringsmaterial, logistik för serviceverktyg, hotline-verksamhet och deltagande i klagomålshantering (inklusive för indirekta kanalkunder via distributören). Rollen fungerar som den centrala ”processintegratören” mellan försäljning (RDP), service/fältservice, medicinska/regulatoriska frågor, marknadsföring, logistik och andra stödjande funktioner. Huvudansvar 1) Stöd av direkta kontrakt mellan Roche Diagnostics Poland (RDP) och hälso- och sjukvårdsinstitutioner / laboratorier - Hantera dokumentflödet mellan Roche Diagnostics Poland (RDP) och hälso- och sjukvårdsinstitutioner / laboratorier (avtal, tillägg, tjänsteakter, specifikationer), inklusive verifiering av motparternas juridiska och finansiella uppgifter. - Organisera interna kontraktsgodkännanden med ekonomi/skatt, juridik och compliance; övervaka SLA för godkännanden. - Underhålla kontraktsregister i interna system (ERP/CRM/DMS); säkerställa timely status/versionsuppdateringar. - Följa upp tidslinjer för förnyelse/uppsägning, övervaka uppfyllnad av KPI:er / tjänsteåtaganden. - Säkerställa överensstämmelse med interna policyer (anti-korruption, interaktioner med hälso- och sjukvårdspersonal / institutioner, marknadsföringspraxis). 2) Kundonboarding och utbildning - Äga och utföra onboarding-checklistor: dokumentinsamling, konto-inställning, koordinering av leveransscheman. - Planera och koordinera utbildningar (online/offline): introduktion till produkter/tjänster, beställningsprocess, serviceförfrågningsprocess, garantipolicyer. - Utveckla / anpassa utbildningsmaterial (användarguider, SOP:er, korta video/steg-för-steg-instruktioner); samla in feedback; ge stöd efter onboarding vid 30–60–90 dagar. - Underhålla en kundvänd kunskapsbas (FAQ, instruktioner, inspelade webbinarier) i DMS / kundportalen. 3) Optimering av process- och dokumentflöden - Utforma, standardisera och regelbundet granska SOP:er / instruktioner / mallar; implementera checklistor och kvalitetskontrollpunkter. - Driva övergången från ”papper → digitalt”: utrullning av DMS / e-formulär; hålla ansvarsmatriser uppdaterade. - Utföra interna processrevisioner för efterlevnad av QMS, interna policyer och regulatoriska krav. - Förbereda processanalyser: ledtid (TAT), dokumentfullständighet, SLA-prestanda; föreslå förbättringsåtgärder. 4) Behandling och koordinering av marknadsföringsmaterial - Planera, begära, lokalisera, skicka för juridisk/compliance-granskning, producera och distribuera marknadsföringsmaterial. - Säkerställa att all marknadsföringsverksamhet följer ukrainsk reklamlag och interna policyer för interaktion med det medicinska samfundet. - Spåra och dokumentera cirkulation och användning av material: tryckupplagor, lagernivåer, överföring till event / fältteam och korrekt kassering enligt procedur. - Förbereda rapporter efter kampanj: utförande mot plan, räckvidd / utnyttjande och rekommendationer för optimering. 5) Logistik för serviceverktyg - Koordinera förflyttningen av serviceverktyg / kit / reservdelar till och från fältplatser (inklusive returlogistik). - Underhålla inventarier och livscykelposter för verktyg (utlämnande/returloggar, kalibrering, avskrivning). - Interagera med kurirer / lager; kontrollera leveranstider, lösa incidenter, minimera servicenedtid. - Säkerställa arbetssäkerhet, kvalitet och hanteringsstandarder under transport och lagring. 6) Hotline-koordinering - Ta emot kundsamtal / förfrågningar, utföra initial kvalificering, logga ärenden och dirigera dem till ansvariga team (Service, Beställning, Klagomål). - Följa kommunikationsmanus och servicestandarder; övervaka svarstider / stängningstider och följa upp med kunden. - Underhålla operatörens kunskapsbas; delta i utbildning och kvalitetsövervakning. 7) Stöd vid hantering av klagomål / reklamationer - Registrera, utföra initial screening och eskalera ärenden i tid enligt QMS-procedurer. - Koordinera insamling av information och material (serienummer, batchnummer, foton, stödjande dokument); samverka med QA/RA, Service och tillverkare. - Övervaka tidslinjer och status; kommunicera med kunden och distributörer (indirekt kanal). Kandidatprofil - Krav - 2+ års erfarenhet av en operativ / process / service-roll inom något av följande: hälso- och sjukvård / läkemedel / IVD / FMCG / logistik / telekom. - Praktisk erfarenhet av att hantera kontrakt / dokumentflöden, koordinera godkännanden och arbeta med flera intressenter. - Erfarenhet av kundnära eller stödjande roller (hotline / servicedesk / onboarding / front-office + back-office-stöd). - Trygg användare av ERP / CRM / DMS-system (t.ex. SAP / 1C, Salesforce, SharePoint / Confluence) och Excel / Google Sheets (förväntad nivå: formler, pivottabeller). - Förståelse för QMS-principer, compliance och grundläggande regler kring marknadsföring inom hälso- och sjukvård. - Ukrainska – flytande. Engelska – minst Pre-Intermediate (A2). Meriterande - Arbetslivserfarenhet inom IVD / medicintekniska produkter / läkemedel (QA, RA, Service, Orderhantering). - Färdigheter inom processanalys, utveckling av SOP / checklistor och facilitering av workshops. - Grundläggande förståelse för juridiska krav för reklam av medicintekniska produkter och personuppgiftsskydd (GDPR / ukrainsk dataskyddslag). Mjuka färdigheter - Strukturerad, detaljorienterad, pålitlig. - Serviceinriktad och starka kommunikationsfärdigheter (muntliga och skriftliga). - Tidshantering, prioritering, förmåga att driva flera arbetsströmmar parallellt. - Mognad i hantering av konfidentiell information och compliance-känsliga ämnen. Anställningsvillkor och ersättning - Officiell anställning enligt Ukrainas arbetslagstiftning; provanställning upp till 3 månader (efter överenskommelse). - Betald årlig semester på minst 24 kalenderdagar, samt sjuklön enligt ukrainsk lagstiftning. - Övertid ersätts endast om det är överenskommet i förväg och enligt arbetslagstiftningen. - Distansarbete; arbetsverktyg och utrustning tillhandahålls enligt företagets policy.