Liiketoimintaprosessien spesialisti

Rochella voit olla oma itsesi ja tulla hyväksytyksi ainutlaatuisilla ominaisuuksillasi. Kulttuurimme kannustaa henkilökohtaiseen ilmaisuun, avoimeen vuoropuheluun ja aitoihin yhteyksiin, joissa sinua arvostetaan, hyväksytään ja kunnioitetaan sellaisena kuin olet, mikä mahdollistaa kasvusi sekä henkilökohtaisesti että ammatillisesti. Tehtävä Liiketoimintaprosessien spesialisti (Diagnostiikka-osasto) Yhtiö: Roche Ukraine LLC (Diagnostiikka-osasto) Työmuoto: Etätyö Aikataulu: Ma–Pe, 09:00–18:00 (lounastauolla) Sijainti: Ukraina (satunnaisia lyhyitä työmatkoja Ukrainan sisällä, jopa 10 %) Roolin tarkoitus Varmistaa saumaton operatiivinen tuki diagnostiikka-osastolle: Roche Diagnostics Polandin (RDP) ja terveydenhuoltoinstituutioiden / laboratorioiden välisten suorien sopimusten tukemisesta ja uusien asiakkaiden perehdytyksestä markkinointimateriaalien koordinointiin, huoltotyökalujen logistiikkaan, hotline-toimintaan ja osallistumiseen valitusten käsittelyyn (mukaan lukien epäsuorien kanavien asiakkaat jälleenmyyjän kautta). Rooli toimii keskeisenä ”prosessi-integraattorina” myynnin (RDP), huollon/kenttähuollon, lääketieteellisten/sääntelyasioiden, markkinoinnin, logistiikan ja muiden tukifunktioiden välillä. Keskeiset vastuualueet 1) Roche Diagnostics Polandin (RDP) ja terveydenhuoltoinstituutioiden / laboratorioiden välisten suorien sopimusten tuki - Hallinnoida dokumenttivirtaa Roche Diagnostics Polandin (RDP) ja terveydenhuoltoinstituutioiden / laboratorioiden välillä (sopimukset, lisäsopimukset, palvelusopimukset, määritykset), mukaan lukien vastapuolten lakiteknisten ja taloudellisten tietojen tarkistus. - Järjestää sisäiset sopimushyväksynnät talous/vero-, laki- ja compliance-osastojen kanssa; seurata hyväksyntöjen SLA-aikoja. - Ylläpitää sopimusrekistereitä sisäisissä järjestelmissä (ERP/CRM/DMS); varmistaa tilan/version ajantasaisuuden. - Seurata uusimis- ja päättymisajankohtia, seurata KPI-mittareiden / palveluvelvoitteiden täyttymistä. - Varmistaa yhdenmukaisuus sisäisten käytäntöjen kanssa (korruption vastaisuus, vuorovaikutus terveydenhuollon ammattilaisten / instituutioiden kanssa, markkinointikäytännöt). 2) Asiakkaiden perehdytys ja koulutus - Omistaa ja toteuttaa perehdytyschecklistat: dokumenttien kerääminen, tilin luonti, toimitusaikataulujen koordinointi. - Suunnitella ja koordinoida koulutuksia (online/offline): esittely tuotteisiin/palveluihin, tilausprosessi, huoltopyyntöprosessi, takuukäytännöt. - Kehittää / mukauttaa koulutusmateriaaleja (käyttöoppaat, SOP:t, lyhyet video- ja vaiheittaiset ohjeet); kerätä palautetta; tarjota perehdytyksen jälkeistä tukea 30–60–90 päivän kohdalla. - Ylläpitää asiakasrajapinnan tietopankkia (UKK, ohjeet, tallennetut webinaarit) DMS:ssä / asiakasportaalissa. 3) Prosessi- ja dokumenttivirtojen optimointi - Luonnostella, standardoida ja tarkistaa säännöllisesti SOP:ita / ohjeita / malleja; ottaa käyttöön checklistat ja laadunvalvontapisteet. - Edistää siirtymää ”paperista → digitaaliseen”: DMS:n / e-lomakkeiden käyttöönotto; pitää vastuumatriisit ajan tasalla. - Suorittaa sisäisiä prosessi-auditointeja QMS:n, sisäisten käytäntöjen ja sääntelyvaatimusten noudattamiseksi. - Valmistella prosessianalyyseja: läpimenoaika (TAT), dokumenttien täydellisyysaste, SLA-suorituskyky; ehdottaa parannustoimenpiteitä. 4) Markkinointimateriaalien käsittely ja koordinointi - Suunnitella, pyytää, lokalisoida, lähettää laki- ja compliance-tarkistukseen, tuottaa ja jakaa markkinointimateriaaleja. - Varmistaa, että kaikki markkinointitoiminnot noudattavat Ukrainan mainoslakia ja sisäisiä käytäntöjä lääketieteellisen yhteisön kanssa toimimiseen liittyen. - Seurata ja dokumentoida materiaalien kiertoa ja käyttöä: painosmäärät, varastotasot, siirrot tapahtumiin / kenttätiimeille ja asianmukainen hävittäminen ohjeiden mukaan. - Valmistella kampanjakohtaiset raportit: toteutuma vs suunnitelma, tavoittavuus / hyödyntäminen ja optimointisuositukset. 5) Huoltotyökalujen logistiikka - Koordinoida huoltotyökalujen / sarjojen / varaosien liikkumista kenttätoimipisteiden välillä (mukaan lukien käänteinen logistiikka). - Ylläpitää työkalujen inventaario- ja elinkaakirjauksia (luovutus/palautuslokit, kalibrointi, poistot). - Toimia yhteistyössä kuriirien / varaston kanssa; valvoa toimitusaikoja, ratkaista häiriöt, minimoida huoltokatkot. - Varmistaa työturvallisuuden, laadun ja käsittelystandardit kuljetuksen ja varastoinnin aikana. 6) Hotline-koordinointi - Vastaanottaa asiakaspuheluita / pyyntöjä, suorittaa alkuperäinen karsinta, kirjata tapaukset ja ohjata ne vastuullisille tiimeille (Huolto, Tilaus, Valitukset). - Noudattaa viestintäskriptejä ja palvelustandardeja; seurata vastaus- ja päättymisaikoja ja seurata asiaa asiakkaan kanssa. - Ylläpitää operaattorin tietopankkia; osallistua koulutukseen ja laadunvalvontaan. 7) Valitusten / reklamaatioiden käsittelyn tuki - Rekisteröidä, suorittaa alkuperäinen seulonta ja eskaloida tapaukset ajoissa QMS-menettelyjen mukaisesti. - Koordinoida tietojen ja materiaalien keräämistä (sarjanumerot, eränumerot, valokuvat, tukidokumentit); toimia yhteistyössä QA/RA:n, huollon ja valmistajan kanssa. - Seurata aikatauluja ja tilaa; kommunikoida asiakkaan ja jälleenmyyjien (epäsuora kanava) kanssa. Kandidaattiprofiili - Pakolliset - 2+ vuoden kokemus operatiivisessa / prosessi- / palveluroolissa jollakin seuraavista aloista: terveydenhuolto / lääketeollisuus / IVD / FMCG / logistiikka / telekommunikaatio. - Käytännön kokemus sopimusten / dokumenttivirran hallinnasta, hyväksyntöjen koordinoinnista ja monien sidosryhmien kanssa työskentelystä. - Kokemus asiakasrajapinnan tai tukiroolien (hotline / service desk / perehdytys / front-office + back-office-tuki) tehtävistä. - Varmasti ERP / CRM / DMS -järjestelmien (esim. SAP / 1C, Salesforce, SharePoint / Confluence) sekä Excelin / Google Sheetsin käyttäjä (odotettu taso: kaavat, pivottaulukot). - Ymmärrys QMS-periaatteista, compliance-asioista ja terveydenhuollon markkinoinnin perussäännöistä. - Ukrainan kieli – sujuva. Englannin kieli – vähintään Pre-Intermediate (A2). Toivottavaa - Työkokemus IVD:n / lääkinnällisten laitteiden / lääketeollisuuden alalta (QA, RA, huolto, tilausten hallinta). - Taidot prosessianalyysissä, SOP- / checklist-kehityksessä ja työpajojen fasilitoinnissa. - Perusymmärrys lääkinnällisten laitteiden mainostamiseen liittyvistä lakivaatimuksista ja henkilötietojen suojasta (GDPR / Ukrainan tietosuojalaki). Pehmeät taidot - Jäsennelty, yksityiskohtiin keskittyvä, luotettava. - Palveluhenkisyys ja vahvat viestintätaidot (suullinen ja kirjallinen). - Ajanhallinta, priorisointi, kyky hoitaa useita työvirtoja rinnakkain. - Kypsyys luottamuksellisen tiedon ja compliance-herkkien aiheiden käsittelyssä. Työehdot ja korvaukset - Virallinen työsopimus Ukrainan työlain mukaisesti; koeaika enintään 3 kuukautta (sopimuksen mukaan). - Palkallinen vuosiloma vähintään 24 kalenteripäivää sekä sairausloma Ukrainan lainsäädännön mukaisesti. - Ylityö korvataan vain, jos se on sovittu etukäteen ja työlain mukaisesti. - Etätyö; työvälineet ja laitteet toimitetaan yrityksen käytännön mukaisesti.