Administrativ assistent

På Verda bygger vi ett fullstack AI-moln som omfattar allt från datacenter och hårdvara till vår egen molnplattform som världens ledande AI-team använder för seriöst AI-arbete. Vi strävar efter att lämna ett positivt avtryck i världen genom infrastrukturen vi bygger och ge ledande team en tjänst som de verkligen kan lita på. Med huvudkontor i Helsingfors verkar vi globalt med kontor i London och San Francisco. Gå med i Verda medan det fortfarande byggs - inte när det är klart. Varför Verda - Kontant- och aktieersättning tillsammans med olika förmåner (sjukvård, lunch, välmående och mer). - Lönsam verksamhet med snabb, ihållande tillväxt. - 30+ nationaliteter, med 6 olika i ledningsgruppen. - En verklig chans att göra skillnad och arbeta tillsammans med världsklassens ingenjörer, forskare och partners i det globala AI-ekosystemet. Praktiska detaljer - Arbetsläge: Hybrid, baserad i Helsingfors - Nivå: Junior - Anställningsform: Heltid och tidsbegränsad, cirka 6 månader Om rollen Som junior administrativ assistent vid COO:s kontor tar du ansvar för reselogistik, kalenderkoordinering och administrativ uppföljning, så att vår Executive Assistant och COO kan lägga sin tid på beslut snarare än bokningar. Vår COO reser ständigt i Storbritannien, USA, Japan, Taiwan och Latinamerika, ofta på resor med flera etapper som byggs om med kort varsel. Ett felaktigt datum eller en missad inbjudan har en synlig kostnad, så att få detaljerna rätt, konsekvent, är jobbet. I gengäld kommer du närmare hur ett företag faktiskt drivs på ledningsnivå än vad nästan någon annan ingångsroll gör. Dina ansvarsområden - Ansvara för flyg-, hotell- och resplanbokningar för alla resor från COO:s kontor, inklusive resor i flera länder och med flera etapper - Hantera kalendrar och schemaläggning över tidszoner: inbjudningar, ombokningar och identifiering av konflikter innan de blir problem - Upprätta utgiftsrapporter och hålla kvittohanteringen ren och aktuell - Stödja mötesförberedelser med agendor och briefingmaterial, och sedan spåra och avsluta åtgärdspunkter efteråt - Underhålla och organisera teamets system för uppgiftsspårning och kontaktdatabas - Skapa struktur för uppföljningar som för närvarande finns i informella anteckningar, så att inget faller bort Dina nyckelkompetenser Du är bekväm med att bli betrodd med detaljer som har en verklig kostnad, och du bygger hellre ett system än att vänta på att ett ska ges till dig. - Studerar för närvarande eller är nyligen utexaminerad. Företagsekonomi, internationella relationer, hotell- och restaurang eller något annat: området spelar mindre roll än bevis på att du är organiserad. - Tidigare erfarenhet av att hantera logistik, schemaläggning eller administrativt arbete i valfri miljö, inklusive praktik, deltidsjobb, studentorganisationer eller eventkommittéer - Starka skriftliga och muntliga engelska kunskaper, på en nivå där vi skulle lita på att du mejlar en investerare - Tillgänglighet och lyhördhet som passar realtidsstöd för resor, inklusive enstaka tidiga morgnar och kvällar - Rätt att arbeta i Finland Bra att ha - Erfarenhet av en roll som EA, kontorsansvarig eller resa-koordinator, inklusive informella versioner av detta - Bekantskap med Google Calendar, Notion, Slack eller plattformar för resor och utgifter - Finska eller ett annat språk som används på våra marknader - Erfarenhet av startup, konsulting eller internationell affärsmiljö Vad händer nu Vi bygger snabbt och denna roll behöver rätt person. Det finns ingen artificiell deadline, men när vi hittar den vi söker, agerar vi. Om detta låter som ditt nästa steg, ansök nu. Vänligen skicka din ansökan via vår karriärsida. Vi accepterar inte ansökningar via e-post.