Hallinnollinen assistentti

Verdalla rakennamme kokonaisvaltaista AI-pilveä, joka kattaa kaiken konesaleista ja laitteistosta omaan pilvialustaamme, jota maailman johtavat AI-tiimit käyttävät vakavaan AI-työhön. Pyrimme jättämään positiivisen jäljen maailmaan rakentamamme infrastruktuurin kautta ja tarjoamaan johtaville tiimeille palvelun, johon he voivat todella luottaa. Pääkonttorimme sijaitsee Helsingissä, ja toimimme globaalisti toimistoilla Lontoossa ja San Franciscossa. Liity Verdan riveihin nyt, kun sitä vielä rakennetaan – ei vasta kun se on valmis. Miksi Verda - Käteispalkkio ja osakepohjainen korvaus sekä erilaiset lisäedut (terveydenhuolto, lounas, hyvinvointi ja paljon muuta). - Kannattava toiminta nopealla ja jatkuvalla kasvulla. - Yli 30 eri kansallisuutta, joista 6 on edustettuna johtoryhmässä. - Aito mahdollisuus vaikuttaa ja työskennellä maailmanluokan insinöörien, tutkijoiden ja kumppaneiden kanssa globaalissa AI-ekosysteemissä. Käytännön asiat - Työtapa: Hybridityö, sijainti Helsingissä - Taso: Junior - Työsuhde: Kokoaikainen ja määräaikainen, noin 6 kuukautta Tietoa roolista Nuorempana hallinnollisena assistenttina COO:n toimistossa otat vastuun matkalogistiikasta, kalenterikoordinaatiosta ja hallinnollisesta läpiviennistä, jotta Executive Assistantimme ja COO voivat käyttää aikansa päätöksentekoon varausten sijaan. COO:mme matkustaa jatkuvasti Isossa-Britanniassa, Yhdysvalloissa, Japanissa, Taiwanissa ja Latinalaisessa Amerikassa, usein monivaiheisilla matkoilla, joita joudutaan muuttamaan lyhyellä varoitusajalla. Väärä päivämäärä tai puuttuva kutsu aiheuttaa näkyvää kustannusta, joten yksityiskohtien johdonmukainen oikeellisuus on työn ydin. Vastineeksi pääset lähemmäs yrityksen johtotason toimintaa kuin lähes missään muussa uran alkuvaiheen roolissa. Vastuualueesi - Vastaat kaikkien COO-toimiston matkojen lentojen, hotellien ja matkasuunnitelmien varauksista, mukaan lukien usean maan ja usean etapin matkat - Hallinnoit kalentereita ja aikataulutusta eri aikavyöhykkeillä: kutsut, uudelleenajastukset ja konfliktien havaitseminen ennen kuin niistä tulee ongelmia - Laadit kuluraportteja ja pidät kuittien seurannan siistinä ja ajan tasalla - Tuet kokousvalmisteluja agendoilla ja briefing-materiaaleilla, ja seuraat sekä viimeistelet toimenpidekohdat kokouksen jälkeen - Ylläpidät ja järjestät tiimin tehtävien seurantasysteemiä ja yhteystietokantaa - Tuot rakennetta seurannoille, jotka ovat tällä hetkellä epävirallisissa muistiinpanoissa, jotta mikään ei jää tekemättä Keskeiset osaamisvaatimuksesi Olet mukavuudessasi vastuussa yksityiskohdista, joilla on todellinen kustannusarvo, ja rakentaisit mieluummin järjestelmän kuin odottaisit sellaisen saavasi. - Opiskelet tällä hetkellä tai olet vastavalmistunut. Kauppatiede, kansainväliset suhteet, hotelli- ja ravintola-ala tai mikä tahansa muu: ala on vähemmän tärkeä kuin näyttö siitä, että olet järjestelmällinen. - Aiempaa kokemusta logistiikan, aikataulutuksen tai hallinnollisen työn hoidosta missä tahansa ympäristössä, mukaan lukien harjoittelut, osa-aikatyöt, opiskelijajärjestöt tai tapahtumakomiteat - Vahva kirjallinen ja suullinen englannin kieli tasolla, jolla luottaisimme sinuun sähköpostin lähettämisessä sijoittajalle - Saatavuus ja reagointinopeus, jotka sopivat reaaliaikaiseen matkatukeen, mukaan lukien satunnaiset aikaiset aamut ja illat - Oikeus työskennellä Suomessa Hyvää olisi - Kokemus EA-roolista, toimistopäällikön tehtävistä tai matkakoordinaation hoidosta, myös epävirallisesti - Tuttuus Google Calendarin, Notionin, Slackin tai matka- ja kulujenhallintajärjestelmien kanssa - Suomen kieli tai jokin muu markkina-alueillamme käytetty kieli - Kokemus startup-ympäristöstä, konsultoinnista tai kansainvälisestä liiketoiminnasta Mitä seuraavaksi Rakennamme nopeasti ja tähän rooliin tarvitaan oikea henkilö. Keinoteknistä määräaikaa ei ole, mutta kun löydämme etsimämme, etenemme. Jos tämä kuulostaa seuraavalta askeleeltasi, hae nyt. Toimita hakemuksesi urasivumme kautta. Emme hyväksy sähköpostitse lähetettyjä hakemuksia.