Kontorschef

Vill du bli en del av ett internationellt fastighetsbolag där service, människor och affärer står i centrum? Nu söker vi en vikiarierande Office Manager som vill vara med och skapa en professionell, välkomnande och välfungerande arbetsplats på vårt svenska huvudkontor. Hos Citycon blir du en viktig del av vår verksamhet och den person som får både medarbetare, hyresgäster och besökare att känna sig välkomna från första stund. I rollen kombinerar du förstklassig service med koordinering, administration och kontorsansvar. Ingen dag är den andra lik – ena stunden välkomnar du besökare eller planerar nästa interna aktivitet, nästa stund säkerställer du att kontoret fungerar smidigt eller stöttar verksamheten i administrativa frågor. Hos oss får du arbeta i en internationell och dynamisk organisation där samarbete, engagemang och eget ansvar värderas högt. Om du trivs i en varierad roll där du får ta initiativ, skapa struktur och bidra till en positiv arbetsmiljö är det här en möjlighet för dig. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter: Ansvara för den dagliga driften av kontoret och säkerställa en välfungerande arbetsmiljö. Välkomna besökare och vara företagets ansikte utåt. Hantera inkommande post, bud och leveranser. Ansvara för inköp av kontorsmaterial, kök och övriga förbrukningsvaror. Säkerställa att kontor, kök, mötesrum och gemensamma ytor är välorganiserade och representativa. Planera och koordinera interna möten, konferenser och personalaktiviteter. Hantera nycklar, passerkort och andra administrativa kontorsrutiner. Vara kontaktperson mot externa leverantörer och samarbetspartners, exempelvis städning, fastighetsservice och catering. Ge administrativt stöd till ledning och övriga verksamheten. Koordinera onboarding och offboarding av medarbetare, inklusive beställning av utrustning och förberedelse av arbetsplatser. Hantera enklare fakturaadministration och andra administrativa uppgifter. Delta i och driva förbättringar av kontorsrutiner och arbetssätt. Utföra övriga ad hoc-uppgifter för att säkerställa en smidig och professionell kontorsverksamhet. Arbeta i tätt samarbete med receptionist Vem är du? Vi söker dig som är: Serviceinriktad och prestigelös med ett genuint engagemang för att skapa en trivsam arbetsplats. Självständig, strukturerad och proaktiv med förmåga att prioritera och ta egna initiativ. Lösningsorienterad och flexibel, med förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt. En skicklig organisatör som trivs i en varierad roll med många kontaktytor. Kommunikativ och har lätt för att bygga goda relationer med både kollegor och externa leverantörer. Flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift. Van användare av Microsoft Office-paketet och har god datorvana. Erfarenhet av administrativa system är meriterande. Har några års erfarenhet från en roll som Office Manager, Executive Assistant, kontorskoordinator eller annan liknande administrativ tjänst. Anställningsform: Vikariat under 1 års tid, heltid. Arbetstider 8-17 (lunchstängt 11.30-12.30) Tillträde: Så snart som möjligt Placering: På plats, vårt kontor i Kista galleria Citycon offers a unique opportunity to become part of a dynamic, international and developing work community. At Citycon, you become part of a diverse group of experts, where extensive know-how and support functions create a strong foundation for success. You are supported by competent colleagues and experts, with whom cooperation opens doors to new opportunities, development and success. Join us in building a sustainable future in the real estate industry as part of Citycon's team of experts. Ready to become a part of a group of passionate professionals? Join us! How to apply? Please submit your CV and Cover Letter. We encourage you to apply as soon as possible, as applications will be reviewed already during the application period.