Toimistopäällikkö

Haluatko olla osa kansainvälistä kiinteistötaloa, jossa palvelu, ihmiset ja liiketoiminta ovat keskiössä? Etsimme sijaistoimistopäällikköä, joka haluaa olla mukana luomassa ammattimaista, tervetulleeksi tuntuvaa ja sujuvaa työpaikkaa Ruotsin pääkonttorillamme. Cityconissa tulet olemaan tärkeä osa toimintaamme ja henkilö, joka saa sekä työntekijät, vuokralaiset että vierailijat tuntemaan olonsa tervetulleiksi alusta alkaen. Roolissa yhdistät ensiluokkaisen palvelun koordinointiin, hallintoon ja toimiston vastuisiin. Mikä tahansa päivä ei ole samanlainen – toisen hetken otat vastaan vierailijat tai suunnittelet seuraavan sisäisen tapahtuman, seuraavalla hetkellä varmistat, että toimisto toimii sujuvasti tai tuet toimintaa hallinnollisissa kysymyksissä. Cityconissa työskentelet kansainvälisessä ja dynaamisessa organisaatiossa, jossa yhteistyötä, sitoutumista ja oma vastuu arvoistuvat. Jos nautit monipuolisesta roolista, jossa voit ottaa aloitekykyä, luoda rakennetta ja myötävaikuttaa myönteiseen työympäristöön, tämä on mahdollisuutesi. Päivittäiset tehtävät: vastaa toimiston päivittäisestä toiminnasta ja varmistaa sujuva työympäristö. Tervehdi vieraita ja ole yrityksen kasvot ulospäin. Käsittele saapuvaa postia, lähetyksiä ja toimituksia. Vastaa toimistotarvikkeiden, keittiön ja tarvikkeiden hankinnasta. Varmista, että toimisto, keittiö, kokoustilat ja yhteiset tilat ovat järjestyksessä ja edustavia. Suunnittele ja koordinoi sisäisiä kokouksia, konferensseja ja henkilöstötilaisuuksia. Hallinnoi avaimia, kulunvalvontakortteja ja muita toimistosuunnittelun tehtäviä. Toimii yhteyshenkilönä ulkopuolisille toimittajille ja yhteistyökumppaneille (siivous, kiinteistöpalvelut, catering). Tarjoa hallinnollista tukea johdolle ja muulle toiminnalle. Koordinoi onboarding- ja offboarding-prosessit, mukaan lukien tarvikkeiden tilaukset ja työtilojen valmistelu. Hoida pienempiä laskutushallinnon tehtäviä ja muita hallinnollisia töitä. Osallistu ja edistä toimistokäytäntöjen ja toimintatapojen parantamista. Suoriudu muista ad hoc -tehtävistä sujuvan ja ammattimaisen toimistotoiminnan varmistamiseksi. Tee tiivistä yhteistyötä vastaanottoasiamiehen kanssa. Ketkä olet? Haemme sinua, joka on: Palveluhenkinen ja nöyrä, aitoa halua luoda miellyttävä työpaikka. Itsenäinen,, järjestelmällinen ja proaktiivinen, kyky priorisoida ja ottaa oma-aloitteita. Ratkaisukeskeinen ja joustava, kyky hallita useita tehtäviä samanaikaisesti. Osaava organisoi, nauttii vaihtelevasta roolista ja kontaktipenkeistä. Kommunikatiivinen ja osaa rakentaa hyviä suhteita kollegoihin ja ulkopuolisiin toimittajiin. Suom. ja englanniksi sujuva sekä suullisesti että kirjallisesti. Hyvä käyttäjä Microsoft Office -paketista; kokemukset hallinnollisista järjestelmistä etu. Useita vuosia kokemusta Office Managerin, Executive Assistantin, toimistokoordinaattorin tai muun vastaavan hallinnollisen tehtävän parissa. Työsuhde: Vikariat alle 1 vuodeksi, kokoaikainen. Työaika 08–17 (lounastauko 11.30–12.30). Aloitus: mahdollisimman pian. Sijainti: Paikalla toimistolla Kista Galleria. Citycon tarjoaa ainutlaatuisen mahdollisuuden tulla osaksi dynaamista, kansainvälistä ja kehittyvää työyhteisöä. Työyhteisönä sinulla on osaavaa tiimiä ja tukea, joka mahdollistaa uuden oppimisen ja menestyksen. Liity joukkoomme rakentamaan kestävää tulevaisuutta kiinteistöalalla.