Administrativ koordinator

IQM Japan är precis i uppstarten och denna roll är central för att bygga upp den. Du blir personen som håller vardagliga driftsfrågor i schack samtidigt som du hjälper till att lägga en solid administrativ grund för åren som kommer. Det är en roll med verkligt förtroende och ansvar, nära samarbetet med Country Manager för att växa IQM:s närvaro i Japan. Du håller IQM Japan i gång och kopplad till huvudkontoret i Esbo och München: samordnar med ekonomi, HR, juridik, upphandling, IT och efterlevnad, ser till att myndighetsfinansierade projektpapper hamnar rätt och bygger den administrativa grunden ett växande kontor behöver. Du arbetar närmast Country Manager och ofta som brygga mellan vad som händer på plats i Japan och globala team som inte arbetar på japanska. Vad du kommer att göra Var länken mellan Japan och HQ. Flytta information, dokument, godkännanden och rapportering mellan lokala och globala team, översätta mellan japanska och engelska där det behövs och säkerställa att globala policyer och rutiner landar i Japankontoret. Driva administrationen bakom Japans regeringens finansierade arbete. Ansvara för dokumentation, bevis, rapportering och deadlines för NEDO och andra offentligt finansierade program, hålla register redo för revision och arbeta med projektteam, ekonomi och externa intressenter så att varje bidragsförpliktelse uppfylls. Hålla kontoret i gång. Hantera leverantörer, hyresvärdar och tjänsteleverantörer, ta hand om onboarding-logistik för nya anställda och besökare, samt organisera resor, möten och lokala evenemang. Hantera ekonomi och upphandling. Behandla fakturor, inköpsförfrågningar och kostnader, koordinera med leverantörer och hålla kontrakt, inköpsorder och utgifter spårade. Stödja budgetuppföljning och rapportering för Country Manager. Ansvara för revisionsbara handlingar. Håll företags-, juridiska-, operativa- och bidragsdokumentation organiserad och förenlig med både bolagets policy och japanska regler. Bygg det som inte finns än. När Japan växer uppträder vad som ska standardiseras eller automatiseras, sätt upp nya administrativa processer och ta på dig speciella projekt med Country Manager. Inledningsvis får du verkligen utrymme att forma hur kontoret ska fungera. Vad vi söker Erfarenhet av NEDO-administrativt arbete, specifikt: Redovisning, finansiell efterlevnad och revision Förvaltnings- och rapportering Dokument- och intressentkoordination Expertkunskaper i Excel, Word och PowerPoint Flytande japanska och engelska, med erfarenhet av att översätta affärsdokument i båda riktningarna ofta i stor mängd Grundläggande kunskap i juridik och ekonomi. Denna roll belönar om du är ordentlig och noggrann, gillar att hålla deadlines och revisionsklara register samt att bygga processer från grunden när kontoret i Japan växer. En relevant examen välkomnas men krävs inte; motsvarande erfarenhet räknas. Önskvärt: Avancerad juridisk och ekonomisk kunskap. Varför IQM? Full-stack kvantdatorer: från hårdvara till mjukvaror och vidare, vi bygger över hela stacken. Högpresterande arbetsmiljö: vi strävar högt och vet att hållbar prestanda kräver balans mellan arbete och privatliv—hybridmiljöer och flexibla arbetstider. Aldrig den smartaste: förvänta dig ständig inlärning. Du är inte alltid den smartaste i rummet, och det är poängen. Tillgänglig ledarskap: platt hierarki, direkt tillgång. Känn dig fri att närma dig vilka ledare som helst. De är vänligare än de ser ut! Den gyllene medelvägen: stort nog att spela roll, litet nog att röra sig snabbt. Växer mellan startup och bolag. Vi är i fas där toppresterande märks. Större än IQM: Våra medarbetare bygger kunskap för hela kvantum-ekosystemet. Vi publicerar artiklar, kör hackathons och hjälper forma en marknad som ännu definieras. Kvantcomputing framtid kommer inte att byggas av sig själv. Du kan vara en av få som gör det. Möt vårt team och läs mer om IQM på vår stories-sida. Utforska våra vetenskapliga publikationer. Vi startar intervjuer och går vidare med anställning så snart vi möter starka kandidater. Skicka din ansökan snart. 600M€+ total finansiering | 400+ teammedlemmar | 30+ byggda kvantum-datorer | 300+ patent ansökningar | 10 location globally