Hallinnollinen koordinaattori

IQM Japan perustaa juuri toimintansa ja tässä roolissa on keskeinen tehtävä päivittäisten toimien sujuva hoitaminen sekä hallinnollisen perustan luominen skaalautuvalle toimistolle. Teet tiivistä yhteistyötä Country Managerin kanssa kasvattaaksesi IQM:n läsnäoloa Japanissa ja yhdistät IQM Japanin Espoon ja Münchenin pääkonttoriin. Yhteistyössä talous, henkilöstö, oikeudellinen osasto, hankinta, IT ja vaatimustenmukaisuus, hallinnoit valtion rahoitetun projektien dokumentaation ja rakennat toimiston skaalaamisen tarvitsemat hallinnolliset rakenteet. Päivittäisessä työssä toimit sillanroolissa paikallisten ja globaalien tiimien välillä, käännät japanin ja englannin välillä sekä varmistat globaalien käytäntöjen toteutumisen Japanin toimistossa, sekä hallinnoit dokumentaatiota, raportointia, budjetointia, toimittajahankintoja, perehdytyksiä, matkoja, kokouksia ja paikallisia tapahtumia. Mitä teet käytännössä: Toimi sillan välillä Japanin ja HQ:n välillä, siirrä tietoja, asiakirjoja, hyväksyntöjä ja raportointia paikalliselta ja globaalilta tasolta, käännä japanista englantiin ja päinvastoin tarvittaessa sekä varmista globaalien ohjeiden toteutuminen Japanin toimistossa. Johtaa Japanin valtion rahoitteisen työn hallintaa ja hallinnoi asiakirjoja, näyttöä, raportointia ja määräaikoja NEDO:n sekä muiden julkisesti rahoitettujen ohjelmien osalta. pidä tilikirjat valmiina tarkastusta varten ja tee yhteistyötä projektitiimien, talouden ja ulkopuolisten sidosryhmien kanssa varmistuaksesi, että jokainen avustuksen velvoitus täyttyy. Ylläpidä toimistolta käsillä olevia toimintoja hallinnoimalla toimittajia, vuokranantajia ja palveluntarjoajia, hoida uusien työntekijöiden ja vieraiden onboarding-logistiikka sekä järjestä matkoja, kokouksia ja paikallisia tilaisuuksia. Käsittele talous ja hankinnan hallinta, käsittele laskut, ostopyynnöt ja kulut, koordinoi toimittajia ja pidä sopimukset, ostotilaukset ja kulut seurannassa. Tue budjettiseurantaa ja raportointia Country Managerille. Pidä ote kireänä kaikista oikeudellista ja hallinnollista sekä avustuksista koskevista asiakirjoista; pidä yllä yrityksen politiikan ja japanilaisten säädösten mukaisia käytäntöjä ja dokumentoi, miten paikallinen toimisto toimii. Rakennetaan mitä ei vielä ole—Japanin laajentuessa standardoitavien tai automatisoitavien asioiden tunnistaminen, uuden hallinnon prosessin luominen ja erityishankkeisiin ryhtyminen Country Managerin kanssa. Alussa sinulla on todellista tilaa muotoilla, miten toimisto toimii. Mitä etsitään: Kokemusta NEDO:n hallinnollisesta työstä, erityisesti: kirjanpito, taloudellinen vaatimustenmukaisuus ja auditointivalmistelu, dokumenttien ja raportoinnin hallinta, sidosryhmäyhteistyö, Excelin, Wordin ja PowerPointin osaaminen, sujuva japanin ja englannin kielen taito sekä käytännön kokemusta liiketoimidokumenttien kääääntämisestä suoraan sekä japaniksi että englanniksi, usein suurella volyymillä. Työn kannalta tärkeää on järjestelmällisyys ja tarkkuus sekä kyky hallinnoida määräaikoja ja auditointivalmiutta sekä olla rakentamassa prosesseja tyhjästä Japanin toimiston kasvaessa. Asiaankuuluvia tutkintoja toivotaan, mutta ei vaadita; vastaava kokemus kelpaa. Edellytysten lisäks ensimmäisenä vaihtoehtona edellytetään edistyneempää oikeudellista ja taloudellista osaamista. Miksi IQM? Täydellinen kvanttitekniikka: Laitteistosta ohjelmistokerroksiin ja eteenpäin— rakennamme koko pinon yli. Tehokas työympäristö: pyritään korkeaan suoritukseen ja tiedostetaan, että kestävä suoritus vaatii työn ja yksityiselämän tasapainoa— hybridityötilat ja joustavat työajat. Ei aina olla se älykkäin: jatkuva oppiminen. Lähestyvä johto: litteä hierarkia, suora pääsy johtajiin. Tartu tilaisuuteen. IQM:n kilpailijoiden ylitys: tiimimme rakentaa osaamista koko kvantti-ekosysteemissä. Julkaisemme tutkimuspapereita, järjestämme hackathoneja ja autamme muotoilemaan markkinaa, jota edelleen määritellään. IQM:n ulkopuolella suurempi vaikutus: ihmisemme luovat tietoa koko kvantti-ekosysteemille. Tulevaisuuden laskennan ei auta rakentua itsestään. Saatat olla yksi harvoista, joka tekee sen. Tapaa tiimimme ja koe IQM:n tarinoita Careers-sivullamme. Tutustu tieteellisiin julkaisuihin. Aloitamme haastattelut ja etenemme rekrytoinnissa heti, kun tapaamme vahvoja ehdokkaita. Lähetä hakemuksesi pian. 600M€+ kokonaisrahoitus | 400+ tiimin jäsentä | 30+ kvanttien rakentama tietokone | 300+ patenttia | 10 sijaintia maailmanlaajuisesti