Johtoryhmän assistentti - Trilogy International - Etätyö - Globaali

Organisatorisen tiedon ja menettelytapojen tuntemuksen avulla Korn Ferryn johtoryhmän assistentti tarjoaa hallinnollista tukea johtajille ja kollegoille eri tasoilla. Rooli vastaa kalenterien, matkasuunnitelmien, paikan päällä tapahtuvien palveluiden ja kulujen raporttien koordinoinnista. Keskuspaikkana rooli varmistaa korkealaatuisen asiakaspalvelun sekä sisäisille että ulkoisille asiakkaille ja vierailijoille. Ihanteellinen ehdokas omaa kokemusta hallinnollisista toiminnoista ja pystyy työskentelemään itsenäisesti mutta myös ottamaan ohjausta esimiehiltä. Ehdokkaalla tulee olla hyvä organisaatiokyky, oma-aloitteisuus, joustavuus ja kekseliäisyys. Rooli vaatii aloitteellisuutta ja organisatorisia taitoja edustaa Korn Ferryä ammattimaisesti ja huolitellusti, tavoitteena varmistaa korkea asiakastyytyväisyys sisäisesti ja ulkoisesti. Vaaditaan kokemusta ammattimaisesta toimistoympäristöstä ja vahvoja teknisiä taitoja. Keskeisiä kompetensseja menestymiseen tässä roolissa ovat laadunvalvonta, tarkkuus, priorisointi, viestintä, ongelmanratkaisu, sopeutumiskyky ja empatia. Päävastuut Toimistotuki Toimia keskuksena hallinnollisille kyselyille ja konsulttien pääsyn mahdollistamiseen erikoispalveluihin kuten grafiikka, tuotanto ja operatiiviset palvelut. Hyödyntää yritysresursseja ja vahvoja sisäisiä suhteita tehokkaasti. Koordinoi matkasuunnitelmia, sekä kotimaassa että kansainvälisesti, ja laatii yksityiskohtaiset matkasuunnitelmat ennen lähtöä. Avustaa muissa hallinnollisissa / operatiivisissa tehtävissä kuten tiedostojen ylläpito, kopiointi, skannaus, postitukset, ongelmanratkaisu ja kokousten suunnittelu. Päivittää jakelulistaa ja koordinoi säännöllisiä postituksia. Merkitsee liittyvät ongelmat esimiehelle. Tukea muita kollegoita tarvittaessa (esim. tarjoamalla tukea muille hallinnollisille assistenteille) ja vastata ajoissa pyyntöihin. Kokouksien tuki Sisältää kalentereiden ylläpidon, sisäisten kokousten, konferenssipuheluiden, virtuaalikokousten ja asiakastapaamisten järjestämisen, IT-laitteiden varmistamisen ja materiaalien, tarvikkeiden ja tarjoilujen koordinoinnin tarpeen mukaan. Tukea paikan päällä tapahtuvissa aktiviteeteissa, kuten työntekijöiden perehdytyksessä. Liiketoiminnan tuki Yhteistyö konsulttien ja talousosaston kanssa projektien avaamiseksi ja saatavien seuraamiseksi tarvittaessa. Laatia ja toimittaa säännöllisiä ja tarkkoja kuluraportteja ja selvittää laskuja. Koodata ja toimittaa laskuja, valmistella maksuvaatimuksia. Laatia ja tallentaa säännöllisiä tuntikirjauksia, jotka osoittavat käytettyä aikaa tehtäviin. Toimia äärimmäisen diskreetisti ja ammattimaisesti työskennellessään luottamuksellisten tietojen kanssa. Päivittää liiketoiminnan kehitystietokantaa ohjeiden mukaan. Koostaa, valmistelee, muokkaa ja muotoilee erilaisia raportteja, esityksiä ja liiketoimintadokumentteja sekä analysoi dataa ja tietoja tunnistetuista lähteistä noudattaen ohjeistuksia ja prosesseja.