Administrativ assistent

Helsingfors stads social- och hälsovårds- och räddningsförvaltning söker en administrativ assistent för ett tidsbegränsat vikariat från den 1 september 2026 till den 30 maj 2027, främst baserat vid Myllypuron seniorcenter. Startdatum för vikariatet kan även komma överens om separat. Allmän administrativt stöd tillhandahåller administrativa ledningsassistenter för högsta ledningen samt allmänna assistenttjänster samt assistenttjänster relaterade till personal, ekonomi och IT-administration för social- och hälsovårds- och räddningsförvaltningen. Arbetet inom det allmänna administrativa stödet är administrativ kundservice där tjänster tillhandahålls för alla förvaltningens tjänsteenheter. Enheten för allmän administrativt stöd är stor till antalet anställda, där du kommer att lyckas som en del av en kollegial arbetsgemenskap. Tjänsten produceras som en intern inköpstjänst. Administrativ chef är teamledaren. I team 7 för allmän administrativt stöd arbetar för närvarande 22 administrativa assistenter. Den nu lediga tjänsten som administrativ assistent är främst placerad vid Myllypuron seniorcenter, men cirka 50 % av arbetstiden kan enligt avtal även innebära arbete vid andra seniorcenter/servicehus eller arbetsuppgifter relaterade till deras verksamhet. Arbetsuppgifterna omfattar mångsidiga och breda administrativa uppgifter som stödjer enhetschefen och chefer, såsom personal-, ekonomi- och allmänadministrativa uppgifter, bland annat att fungera som mötessekreterare, organisera olika mindre evenemang samt utbildnings- och utvecklingsdagar, förbereda beställningar och hantera inkörsfakturor, administrera utbildningar, ansöka om behörigheter, uppdatera stadens SharePoint-sida samt statistik- och rapporteringsarbete. Vi ansvarar även för kundenhetens kassaverksamhet för boende, varför ansvarsfull hantering av pengar och bokföringsarbete relaterat till kassaverksamheten betonas i rollen. Arbetet är självständigt, men vi samarbetar nära med kunden och andra administrativa assistenter i team 7. Vid utförandet av arbetsuppgifterna används främst Microsoft Office-program samt flera olika informationssystem som används i Helsingfors stad, såsom Sarastia, P2P, Onni, Ahjo, Bosti och Valtti. Arbetsplatsen ligger vid Myllypuron seniorcenter, på adressen Myllymatkantie 4, 00920 Helsingfors. Arbetet är delvis rörligt mellan olika platser. Behörighetskrav: Lämplig högskoleexamen (t.ex. kandidatexamen i företagsekonomi) eller motsvarande tidigare utbildning på institutnivå eller lämplig yrkesexamen, t.ex. merkonom eller annan lämplig utbildning. God muntlig och skriftlig förmåga i finska språket. För att lyckas i arbetet krävs dessutom: - ett självständigt och initiativtagande arbetssätt - förmåga att arbeta i team för att nå ett gemensamt mål - god stresstålighet och organisationsförmåga - god kundserviceattityd - förmåga att hantera flera kundhelheter samtidigt - förmåga att agera smidigt i mångsidiga interaktionssituationer - hantering av flera olika informationssystem och goda IT-kunskaper Vi anser det som en fördel: Erfarenhet av kontorsuppgifter inom personal, ekonomi och allmän administration, kännedom om Helsingfors stads social- och hälsovårds- och räddningsförvaltning, förståelse för verksamhet relaterad till äldreomsorg samt erfarenhet av kassarbete.