Exekutiv assistent

Eatons nya campus för dess kritiska kraftsystem i Vanda, Finland, färdigställdes i november 2023. Den 16 500 m² stora anläggningen rymmer forskning och utveckling, tillverkning, lager, försäljning och service under ett tak, vilket kommer att skapa många ytterligare jobb. Som en av världens största tillverkare av trefas avbrottsfria kraftförsörjningssystem (UPS) drivs Eatons expansion inom detta område av stark affärstillväxt och efterfrågan på system som säkerställer affärskontinuitet. Vanda-anläggningen, som ligger på ett utmärkt läge bredvid Helsingfors flygplats, fungerar som Eatons huvudkontor för Critical Power Solutions och ett center of excellence för datacenter. Gå med i Eaton och hjälp oss att tillhandahålla energieffektiva lösningar som har en verklig inverkan på miljön. Vi får det som betyder något att fungera. ## Vad du kommer att göra: Denna roll kombinerar omfattande administrativt och koordinerande stöd för både fabriken och affärsenhetens generaldirektör med ett starkt fokus på att möjliggöra effektiva operationer, samordning och genomförande i organisationen. Rollen fungerar som en central samordningspunkt för möten, rapportering, kommunikation och nyckelinitiativ, vilket säkerställer ett smidigt genomförande och ett starkt tvärfunktionellt samarbete. Flytande engelska och finska krävs för att effektivt kunna verka i en internationell och lokal fabriksmiljö. 50 % Stöd till fabriken * Stöd fabrikschefen med kalenderkoordinering, mötesförberedelser, reseplanering och administrativa uppgifter för att säkerställa effektiva ledningsoperationer. * Bistå fabriksledningen genom att organisera möten, förbereda agendor, dokumentera beslut och följa upp åtgärder för att möjliggöra effektivt genomförande. * Fungera som central samordningspunkt för fabriksaktiviteter och säkerställa samordning och kommunikation mellan funktioner som produktion, HR, ekonomi och försörjningskedja. * Ta fram ledningsmaterial (presentationer, rapporter, instrumentpaneler) för att stödja fabriksledningsgranskningar och beslutsfattande. * Organisera och koordinera interna och externa besök (kunder, revisorer, chefer) och säkerställa smidig logistik och efterlevnad av platskrav. * Hantera fabrikens administrativa processer, inklusive dokumentation, kontorsdrift, inköpsstöd och resekordinering. * Stödja rapporteringsaktiviteter genom att konsolidera data, underhålla spårningsverktyg och säkerställa att viktiga fabriks-KPI:er finns tillgängliga i tid. * Övervaka framsteg i nyckelåtgärder och initiativ, och proaktivt följa upp deadlines, risker och beroenden. * Stödja efterlevnads- och revisionsrelaterade aktiviteter genom att underhålla korrekt dokumentation och säkerställa revisionsberedskap (t.ex. ISO, EHS). * Bidra till intern kommunikation och initiativ för medarbetarengagemang för att stödja en positiv och välinformerad fabriksmiljö. 50 % Stöd till affärsenhetens generaldirektör * Stöd generaldirektören med reseplanering, utläggsrapportering och kalenderhantering för att säkerställa effektivt utnyttjande av ledningens tid. * Bistå BU-ledningen genom att koordinera möten, förbereda agendor, dokumentera beslut och följa upp åtgärder för att möjliggöra effektivt genomförande. * Fungera som central samordningspunkt för ledningsprioriteringar och säkerställa samordning mellan funktioner och geografier. * Ta fram grundläggande ledningsmaterial (presentationer, sammanfattningar, instrumentpaneler) för att stödja ledningsgranskningar och beslutsfattande. * Övervaka framsteg i nyckelinitiativ och proaktivt flagga för risker, förseningar eller beroenden. ## Kvalifikationer: * Kandidatexamen i företagsekonomi, ledning eller ett relaterat område (eller motsvarande yrkesutbildning med relevant erfarenhet). * 3–5 års erfarenhet av en administrativ eller koordinerande roll, helst inom en tillverknings- eller industrimiljö. * Erfarenhet av att stödja seniora ledare eller ledningsgrupper är meriterande. ## Färdigheter: * Goda kunskaper i Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) och samarbetsverktyg (t.ex. SharePoint). * Stark förmåga inom rapportering, datakonsolidering och framtagande av presentationer. * Grundläggande förståelse för fabriksdrift, KPI:er och administrativa arbetsflöden (t.ex. inköp, resor, dokumentation). * Bekantskap med ERP-system (t.ex. SAP) och dokumenthanteringssystem är en fördel. * God förståelse för dokumentationsprocesser vid efterlevnad och revision (ISO, EHS). * Förmåga att hantera flera prioriteringar, tidslinjer och intressenter samtidigt. * Starka organisations- och prioriteringskunskaper med förmåga att hantera flera uppgifter i en snabb miljö. * Utmärkta kommunikations- och intressenthanteringskunskaper, med självförtroende att interagera med ledningen. * Hög grad av tillförlitlighet, noggrannhet och konfidentialitet. * Proaktiv, lösningsorienterad inställning med förmåga att förutse behov och följa upp åtgärder. * Starkt teamarbete och tvärfunktionella samordningskunskaper. * Anpassningsförmåga och flexibilitet i en operativ, dynamisk fabriksmiljö. ## Vad vi kan erbjuda dig: * Anställning i ett snabbväxande globalt företag * Utmanande projekt i ett dynamiskt och samarbetsvilligt team * Goda befordringsmöjligheter - vi uppmuntrar interna befordringar när det är möjligt * Utmärkt arbetsmiljö - säkerhet och etik är mycket viktiga för oss