Koordinator för personaladministration

Om rollen: Koordinatorn för personaladministration (Global) ansvarar för att leverera en sömlös och högkvalitativ medarbetarupplevelse genom hela anställningscykeln. Rollen fungerar som en viktig operativ partner som säkerställer tidigt stöd för medarbetarfrågor, korrekt datahantering i systemen och smidig koordinering av onboarding- och offboardingprocesser. Med ett starkt fokus på detaljer, organisation och service hjälper koordinatorn till att upprätthålla efterlevnad, operativ effektivitet och en välkomnande upplevelse för medarbetarna. Vad du kommer att göra: - Fungera som primär kontaktpunkt för alla frågor rörande personaladministration via Jira-ticketing, e-post och andra källor och säkerställa efterlevnad av servicenivåavtal (SLA). - Ge nivå 1-stöd från personalteamet, såsom att svara på medarbetarfrågor, ge användarstöd i personalsystem, ta emot klagomål/ärenden rörande medarbetarrelationer, anställningsintyg etc. - Eskalera nivå 2-stöd på ett korrekt sätt – såsom komplexa frågor som kräver tolkning och ärenden som kräver lokal expertis – till lämpliga medlemmar i personaladministrationsteamet eller engagera tvärfunktionella partners vid behov. - Ansvara för onboarding-uppgifter inom personaladministration, inklusive men inte begränsat till: registrera nyanställda i HCM för att säkerställa datanoggrannhet, granska data för nyanställda mot rekryteringssystemet, kommunicera med nyanställda för att säkerställa att alla onboarding-uppgifter slutförs i tid och schemalägga introduktionsmöten. - Upprätthålla integriteten i företagets HCM och tredjepartssystem – såsom lokala löneleverantörer och verktyg för global rörlighet – genom korrekt och tidig databehandling. - Skapa nya jobbrekvisitioner (och positioner när tillämpligt) i HCM i samordning med tvärfunktionella partners (People Business Partners, ekonomi, talangförsörjning, rekryterande chefer) vid behov. - Ansvara för offboarding-uppgifter inom personaladministration, inklusive men inte begränsat till: hantera avslutningar i HCM och tredjepartssystem, koordinera offboarding med IT och andra avdelningar vid behov i enlighet med servicenivåavtal, samt kommunicera med avgående och tidigare anställda. - Säkerställa skydd och säkerhet för all konfidentiell information genom korrekta kontroller och diskretion. - Bistå med efterlevnadsrapportering och revisioner såsom förmånsrapportering, myndighetsrapportering och ad hoc-rapporteringsförfrågningar. - Underhålla personalakter och säkerställa noggrannhet, organisation och efterlevnad. - Stödja personalteamets initiativ vid behov, såsom: årlig löneöversyn, prestationscykler, lansering av handböcker och policyer, årliga utbildningar etc. Vem du är: - 1-3+ års erfarenhet av administrativt HR-stöd - 1+ års erfarenhet av Workday HR - 1+ års erfarenhet av ett ärendesystem (Jira föredras) - Starka skriftliga och muntliga kommunikationskunskaper i engelska, med förmåga att förstå och kommunicera HR-relaterad information tydligt - Internationell erfarenhet/exponering är ett plus men inte ett krav; företrädesvis HR-erfarenhet av att stödja Nordamerika och EMEA - Bekant med Excel/Google Sheets (erfarenhet av filter, vLookup, formler etc. är ett plus) - Starka organisatoriska färdigheter och uppmärksamhet på detaljer med förmåga att arbeta självständigt i en snabb miljö - En stark problemlösare med ett proaktivt förhållningssätt till utmaningar, kapabel att arbeta självständigt.