Onboarding-specialist

Position Overview: Onboarding-specialisten ansvarar för att hantera hela medarbetarresan, från onboarding till offboarding. Detta inkluderar att övervaka onboardingprocessen, hantera offboardinguppgifter och utforma ändringar i anställningsavtal (EC). Genom att säkerställa efterlevnad av policyer och regler samarbetar de med interna och externa intressenter för att effektivisera processer och förbättra den övergripande medarbetarupplevelsen. Key Responsibilities: Hantera hela onboardingprocessen för anställda över hela världen, inklusive insamling och verifiering av anställdas information, underlätta ifyllandet av nödvändiga onboardingformulär och konfigurera lönehantering och förmånsregistrering. Underlätta insamling och verifiering av dokumentation som krävs för internationell anställning, inklusive arbetstillstånd, visum och skatteformulär. Utforma anställningsavtal baserat på onboardinginformationen med hjälp av våra interna mallar. Dela utkasten med kunden och anställda för granskning och svara på frågor med hjälp av vår interna kunskapsbas och det juridiska teamet. Hantera avtalsändringar efter onboarding vid behov under medarbetarens livscykel. Fungera som primär kontakt för internationella kunder och vägleda dem genom komplexiteten i global onboarding. Erbjud löpande support och rådgivning via telefon och e-post för att säkerställa en smidig och regelrätt onboardingupplevelse. Säkerställ att alla nödvändiga juridiska och regulatoriska dokument är korrekt ifyllda och arkiverade. Underhåll noggranna och uppdaterade register över kund- och anställdsinformation för att säkerställa dataintegritet på vår interna plattform. Ge tydlig och koncis kommunikation till kunder och anställda gällande onboardingprocessen, krav och tidslinjer. Håll utbildningssessioner eller tillhandahåll material för att utbilda kunder och anställda om Horizons plattform, policyer och procedurer. Utveckla och underhålla starka relationer med kunder och fungera som kontaktperson för frågor eller problem relaterade till onboarding. Samarbeta med interna team, såsom kundframgång, försäljning, lön, ekonomi och juridik, för att effektivt tillgodose kundernas behov. Bedöm och förbättra kontinuerligt onboardingprocessen för att effektivisera arbetsflöden, öka effektiviteten och leverera en exceptionell kund- och medarbetarupplevelse. Ge feedback och förslag för att optimera interna system och verktyg, särskilt i relation till Horizons plattform. Övervaka och säkerställ löpande efterlevnad av arbetslagar, regler och EOR-företagets policyer. Håll dig uppdaterad om ändringar i arbetslagstiftningen med hjälp av vårt interna juridiska team och kommunicera relevanta uppdateringar till kunder och interna intressenter. Hantera och lös onboardingrelaterade problem eller eskaleringar skyndsamt och professionellt genom problemlösningsförmåga och samarbete med relevanta team. Förstå när chefen ska inkluderas i potentiella högrisksituationer. Förstå hur man hanterar kundernas och anställdas förväntningar när det gäller effektivisering av anställningsavtal. Hitta sätt att uppmuntra så få ändringar som möjligt i mallarna för anställningsavtal. Delta aktivt i teammöten med kollegor och ledning. Förbered dig inför varje möte vid behov. Använd våra interna verktyg, inklusive CRM-system, för att underlätta effektiv kommunikation med kunder och anställda. Använd öppna, interna kommunikationskanaler med kollegor för att säkerställa transparens och uppmuntra en kultur av kunskapsdelning. Efter medarbetarens onboarding, stäm av med medarbetaren och kunden för att samla feedback och säkerställa en positiv upplevelse. Hantera problem eller utmaningar skyndsamt och samarbeta med kunden och interna team för att hitta effektiva lösningar. Key Qualifications: Erfarenhet av administration av medarbetaronboarding är av stor nytta. Kandidater med global erfarenhet (uppsättning, administration, underhåll) föredras. Professionell kunskap i engelska krävs. Kandidatexamen i Human Resources, företagsekonomi eller ett relaterat område. Motsvarande arbetserfarenhet inom onboarding eller HR-administration kan också övervägas. Bevisad erfarenhet av onboarding, HR-administration eller en relaterad roll, helst i en Employer of Record (EOR) eller Professional Employer Organization (PEO)-miljö. Bekantskap med globala onboardingprocesser och efterlevnadskrav är mycket önskvärt. Förståelse för arbetsregler och efterlevnadsstandarder, både lokalt och internationellt. Kunskap om bästa praxis vid medarbetaronboarding, avtalsutformning (med mallar) och hantering av HR-dokumentation. Utmärkta muntliga och skriftliga kommunikationsförmågor, med förmåga att förmedla komplex information tydligt och effektivt till kunder och anställda. Starka interpersonella färdigheter för att bygga relationer och samarbeta med interna team och externa intressenter. Starka organisatoriska färdigheter och uppmärksamhet på detaljer för att hantera flera onboardingprocesser samtidigt. Förmåga att prioritera uppgifter, hålla deadlines och underhålla korrekta och konfidentiella register. Starka analytiska och problemlösande färdigheter för att identifiera och åtgärda problem under onboardingprocessen. Förmåga att fatta sunda beslut och eskalera kritiska frågor på ett lämpligt sätt. Färdighet i att använda HR-programvara, CRM-system och andra relevanta verktyg för onboarding och kommunikation, helst HubSpot och Confluence. Förmåga att snabbt lära sig och anpassa sig till ny teknik. Förmåga att arbeta i en snabb, dynamisk miljö med föränderliga prioriteringar och deadlines. Vilja att anpassa sig till nya processer, policyer och verktyg i takt med att organisationen utvecklas. Förmåga att arbeta tillsammans med tvärfunktionella team, inklusive kundframgång, ekonomi, lön, juridik och försäljning, för att säkerställa en sömlös onboardingupplevelse. Stark lagspelare med utmärkta interpersonella färdigheter. Stark kundserviceorientering och engagemang för att leverera en exceptionell kundupplevelse. Förmåga att effektivt hantera kundförväntningar och erbjuda lösningar. Medvetenhet om och förståelse för kulturella skillnader och förmåga att arbeta med diverse internationella kunder och anställda. Visad professionalism, integritet och förmåga att hantera känslig och konfidentiell information med diskretion.