Perehdyttäjäspsialisti

Position Overview: Perehdyttäjäspsialisti vastaa koko työntekijän polun hallinnasta perehdytyksestä irtiirtoamiseen. Tämä sisältää perehdytysprosessin valvontaa, irtiirtoamisasiain hoitamista ja työsopimusten (EC) muutosten laatimista. Varmistaen säädösten ja käytäntöjen noudattamisen, hän tekee yhteistyötä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa prosessien tehostamiseksi ja työntekijäkokemuksen parantamiseksi. Key Responsibilities: Hallitse työntekijöiden koko perehdytysprosessi globaalisti, mukaan lukien työntekijätietojen kerääminen ja todentaminen, tarvittavien perehdytyslomakkeiden täyttämisen helpottaminen sekä palkanmaksu- ja etuusrekisteröinnin järjestäminen. Helpotta kansainväliseen työhön vaadittavien asiakirjojen, kuten työlupien, viisumien ja verolomakkeiden, keräämistä ja todentamista. Laadi työsopimukset perehdytystiedoista käyttäen sisäisiä mallejamme. Jaa luonnokset asiakkaan ja työntekijöiden tarkasteltavaksi ja vastaa kysymyksiin sisäisen tietokannan ja lakitiimin avustuksella. Hoida perehdytyksen jälkeisiä sopimuksen muutoksia tarvittaessa työntekijän elinkaaren aikana. Toimi ensisijaisena yhteyshenkilönä kansainvälisille asiakkaille ja ohjaa heitä globaalin perehdytyksen yksityiskohdissa. Tarjoa jatkuvaa tukea ja neuvontapalveluita puhelimitse ja sähköpostitse sujuvan ja säädösten mukaisen perehdytyksen varmistamiseksi. Varmista, että kaikki vaaditut oikeudelliset ja säädökselliset asiakirjat on täytetty oikein ja arkistoitu asianmukaisesti. Ylläpidä perusteellisia ja ajan tasalla olevia asiakas- ja työntekijätietoja varmistaen datan eheys sisäisellä alustallamme. Tarjoa selkeää ja tiivistä viestintää asiakkaille ja työntekijöille perehdytysprosessista, vaatimuksista ja aikatauluista. Järjestä koulutuksia tai tarjoa materiaaleja asiakkaiden ja työntekijöiden kouluttamiseksi Horizonsin alustasta, käytännöistä ja menettelytavoista. Kehitä ja ylläpidä vahvoja suhteita asiakkaisiin ja toimi yhteyshenkilönä perehdytykseen liittyvissä kysymyksissä tai huolenaiheissa. Tee yhteistyötä sisäisten tiimien, kuten asiakasmenehtyksen, myynnin, palkanmaksun, taloushallinnon ja lakitiimin kanssa asiakkaiden tarpeiden tehokkaaseen hoitamiseen. Arvioi ja paranna jatkuvasti perehdytysprosessia työnkulkujen tehostamiseksi, tehokkuuden lisäämiseksi ja poikkeuksellisen asiakas- ja työntekijäkokemuksen tarjoamiseksi. Anna palautetta ja ehdotuksia sisäisten järjestelmien ja työkalujen optimoimiseksi, erityisesti Horizons-alustaan liittyen. Seuraa ja varmista työlakien, säädösten ja EOR-yrityksen käytäntöjen jatkuva noudattaminen. Pysy lakitiimin avulla ajan tasalla työlainsäädännön muutoksista ja välitä relevantit päivitykset asiakkaille ja sisäisille sidosryhmille. Käsittele ja ratkaise perehdytykseen liittyvät ongelmat tai eskalaatiot nopeasti ja ammattimaisesti käyttäen ongelmanratkaisutaitoja ja tehden yhteistyötä relevanttien tiimien kanssa. Ymmärrä, milloin esihenkilö tulee ottaa mukaan potentiaalisissa korkean riskin tilanteissa. Ymmärrä, miten hallita asiakkaiden ja työntekijöiden odotuksia työsopimusten tehostamisessa. Etsi keinoja kannustaa mahdollisimman vähäisiin muutoksiin työsopimuspohjissa. Osallistu aktiivisesti tiimipalavereihin kollegoiden ja johdon kanssa. Varaa tarvittaessa aikaa valmistautumiseen ennen jokaista kokousta. Hyödynnä sisäisiä työkaluja, mukaan lukien CRM-järjestelmät, helpottaaksesi tehokasta viestintää asiakkaiden ja työntekijöiden kanssa. Käytä avoimia sisäisiä viestintäkanavia kollegoiden kanssa läpinäkyvyyden varmistamiseksi ja tiedonjakokulttuurin edistämiseksi. Työntekijän perehdytyksen jälkeen tarkista tilanne työntekijältä ja asiakkaalta kerätäksesi palautetta ja varmistaaksesi positiivisen kokemuksen. Käsittele huolet tai haasteet nopeasti ja tee yhteistyötä asiakkaan ja sisäisten tiimien kanssa tehokkaiden ratkaisujen löytämiseksi. Key Qualifications: Kokemus työntekijöiden perehdytyksen hallinnosta olisi suureksi hyödyksi. Globaali kokemus (asetukset, hallinto, ylläpito) on etu. Ammatillinen englannin kielen taito on vaatimus. Kandidaatin tutkinto Human Resources- tai Business Administration -alalta tai vastaavalta alalta. Vastaava työkokemus perehdytyksessä tai HR-hallinnossa voidaan myös hyväksyä. Todistettu kokemus perehdytyksestä, HR-hallinnosta tai vastaavasta roolista, mieluiten Employer of Record (EOR) tai Professional Employer Organization (PEO) -ympäristössä. Tutkanut globaaleihin perehdytysprosesseihin ja compliance-vaatimuksiin on erittäin toivottavaa. Ymmärrys työsäädöksistä ja compliance-standardeista sekä paikallisesti että kansainvälisesti. Tietämys parhaista käytännöistä työntekijöiden perehdytyksessä, sopimusten laatimisessa (mallien avulla) ja HR-dokumentaation hallinnassa. Erinomaiset sanalliset ja kirjalliset viestintätaidot, kyky välittää monimutkaista tietoa selkeästi ja tehokkaasti asiakkaille ja työntekijöille. Vahvat vuorovaikutustaidot suhteiden rakentamiseen ja yhteistyöhön sisäisten tiimien ja ulkoisten sidosryhmien kanssa. Vahvat organisatoriset taidot ja tarkkuus useiden perehdytysprosessien samanaikaiseen hallintaan. Kyky priorisoida tehtäviä, noudattaa määräaikoja ja ylläpitää tarkkoja ja luottamuksellisia asiakirjoja. Vahvat analyyttiset ja ongelmanratkaisutaidot perehdytysprosessin ongelmien tunnistamiseen ja ratkaisemiseen. Kyky tehdä perusteltuja päätöksiä ja eskaloida kriittiset asiat asianmukaisesti. Osaaminen HR-ohjelmistojen, CRM-järjestelmien ja muiden perehdytykseen ja viestintään liittyvien työkalujen käytössä, ideaalina HubSpot ja Confluence. Kyky oppia ja sopeutua nopeasti uusiin teknologioihin. Kyky työskennellä nopeassa, dynaamisessa ympäristössä, jossa prioriteetit ja määräajat muuttuvat. Halukkuus sopeutua uusiin prosesseihin, käytäntöihin ja työkaluihin organisaation kehittyessä. Kyky työskennellä yhteistyössä eri toimintojen tiimien, kuten asiakasmenehtyksen, talouden, palkanmaksun, lakitiimin ja myynnin kanssa, jotta asiakkaat ja työntekijät saavat saumattoman perehdytyskokemuksen. Vahva tiimipelaaja erinomaisilla vuorovaikutustaidoilla. Vahva asiakaspalvelualttius ja sitoutuminen poikkeuksellisen asiakaskokemuksen tarjoamiseen. Kyky hallita asiakkaan odotuksia ja tarjota ratkaisuja heidän tarpeidensa mukaan. Tietoisuus kulttuurisista eroista ja kyky työskennellä monimuotoisten kansainvälisten asiakkaiden ja työntekijöiden kanssa. Osoitettu ammattimaisuus, rehellisyys ja kyky käsitellä arkaluonteisia ja luottamuksellisia tietoja hienovaraisesti.