Exekutiv administratör

Chief of Staff-kontoret stöder VD:n och ledningsgruppen genom att säkerställa smidiga dagliga operationer och effektiv samordning av prioriteringar. Detta är en snabb och synlig miljö där organisation, lyhördhet och uppmärksamhet på detaljer är avgörande. Vi söker en exekutiv administratör för att stödja VD:ns Chief of Staff. Rollen fokuserar på exekutivt stöd, samordning och administrativ leverans för att säkerställa att möten, kommunikation och logistik fungerar sömlöst. Denna roll är idealisk för någon tidigt i sin karriär som är mycket organiserad, pålitlig och ivrig att få erfarenhet av att stödja seniora ledare i en dynamisk miljö. Dina ansvarsområden Exekutivt och administrativt stöd - Ge dagligt administrativt stöd till Chief of Staff - Hjälpa till att hantera en komplex och föränderlig kalender, säkerställa anpassning till prioriteringar - Samordna möten, inklusive schemaläggning, logistik och bekräftelser - Stödja reseplanering och grundläggande utläggshantering vid behov Samordning och organisation - Stödja samordning mellan team genom att säkerställa att information delas tydligt och i tid - Underhålla enkla spårningslistor, aktivitetsloggar och scheman - Hjälpa till att säkerställa att uppgifter och leveranser är organiserade och synliga Intressentstöd - Bygga effektiva arbetsrelationer med intressenter i hela verksamheten - Arbeta nära exekutiva assistenter och teammedlemmar för att säkerställa anpassning - Fungera som en pålitlig och lyhörd kontaktpunkt för samordningsförfrågningar Digitalt och arbetssätt - Använda Microsoft 365-verktyg (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, SharePoint) i det dagliga arbetet - Använda AI-verktyg (t.ex. Copilot) för att stödja anteckningar, sammanfattningar och utkast - Anta effektiva arbetssätt och kontinuerligt leta efter små förbättringar Konfidentialitet och professionella standarder - Hantera känslig information med diskretion och professionalism - Upprätthålla höga standarder för noggrannhet, organisation och pålitlighet Dina färdigheter och erfarenheter Kärnkompetenser - Starka organisatoriska färdigheter och tidsplanering - Hög uppmärksamhet på detaljer och noggrannhet - Tydlig skriftlig och muntlig kommunikation - Förmåga att prioritera uppgifter och hantera flera förfrågningar Arbetssätt - Proaktiv, pålitlig och lyhörd - Positiv inställning och vilja att lära - Bekväm med att arbeta i en snabb miljö Verktyg och digitala färdigheter - Goda kunskaper i Microsoft 365-verktyg - Trygghet i att använda digitala verktyg för att stödja produktivitet (AI-erfarenhet är ett plus, men inte nödvändigt) Interpersonella färdigheter - Starkt teamarbete och samarbetsförmåga - Professionellt tillvägagångssätt vid arbete med seniora intressenter - Gott omdöme och diskretion Erfarenhet - Erfarenhet av administration, samordning eller liknande roller - Erfarenhet av att arbeta i en företagsmiljö eller snabb miljö är fördelaktigt men inte nödvändigt