Johtajaviestinnän ja hallinnon assistentti

Chief of Staff -toimisto tukee toimitusjohtajaa ja johtoryhmää varmistamalla päivittäisen toiminnan sujuvuuden ja prioriteettien tehokkaan koordinoinnin. Kyseessä on nopeatempoinen ja näkyvä ympäristö, jossa organisointikyky, reagoivuus ja tarkkuus ovat kriittisiä. Etsimme hallinnollista assistenttia tukemaan toimitusjohtajan Chief of Staffia. Roolin painopisteenä on johdon tuki, koordinointi ja hallinnollinen toteutus, jotta kokoukset, viestintä ja logistiikka sujuvat saumattomasti. Tehtävä sopii erinomaisesti uransa alkuvaiheessa olevalle henkilölle, joka on erittäin järjestelmällinen, luotettava ja halukas kerryttämään kokemusta seniorijohdon tukemisesta dynaamisessa ympäristössä. Tehtäväsi Johdon ja hallinnon tuki - Tarjota päivittäistä hallinnollista tukea Chief of Staffille - Auttaa monimutkaisen ja muuttuvan kalenterin hallinnassa ja varmistaa prioriteettien mukaisuus - Koordinoida kokouksia, mukaan lukien aikataulutus, logistiikka ja vahvistukset - Tukea matkasuunnittelua ja perusasteen kulujen koordinointia tarvittaessa Koordinointi ja organisointi - Tukea tiimien välistä koordinointia varmistamalla, että tiedot jaetaan selkeästi ja ajoissa - Ylläpitää yksinkertaisia seurantataulukoita, toimintalokeja ja aikatauluja - Auttaa varmistamaan, että tehtävät ja toimitukset ovat organisoiduja ja näkyviä Sidosryhmien tuki - Luoda tehokkaita työsuhteita liiketoiminnan eri sidosryhmien kanssa - Tehdä läheistä yhteistyötä muiden assistenttien ja tiimin jäsenten kanssa yhteisen linjan varmistamiseksi - Toimia luotettavana ja reagoivana yhteyshenkilönä koordinointipyynnöissä Digitaalisuus ja toimintatavat - Käyttää Microsoft 365 -työkaluja (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, SharePoint) päivittäisessä työssä - Käyttää tekoälytyökaluja (esim. Copilot) muistiinpanojen, yhteenvetojen ja luonnosten tekemisessä - Omaksia tehokkaat toimintatavat ja etsiä jatkuvasti pieniä parannuksia Luottamuksellisuus ja ammatilliset standardit - Käsitellä arkaluonteisia tietoja harkitusti ja ammattimaisesti - Ylläpitää korkeita tarkkuuden, organisoinnin ja luotettavuuden standardeja Osaamisesi ja kokemuksesi Ydintaidot - Vahva organisointi- ja ajanhallintakyky - Korkea tarkkuus ja huolellisuus - Selkeä kirjallinen ja suullinen viestintä - Kyky priorisoida tehtäviä ja hallita useita pyyntöjä Työskentelytapa - Proaktiivinen, luotettava ja reagoiva - Positiivinen asenne ja halu oppia - Mukavuus työskennellä nopeatempoisessa ympäristössä Työkalut ja digitaaliset taidot - Hyvä hallinta Microsoft 365 -työkaluista - Luottamus digitaalisten työkalujen käyttöön tuottavuuden tukena (AI-kokemus etu, ei välttämätön) Vuorovaikutustaidot - Vahva tiimityö- ja yhteistyökyky - Ammattimainen lähestymistapa seniorisidosryhmien kanssa työskennellessä - Hyvä harkintakyky ja diskreettiys Kokemus - Kokemusta hallinnosta, koordinoinnista tai vastaavista tehtävistä - Kokemus yritysmaailmasta tai nopeatempoisesta ympäristöstä on hyödyllistä, mutta ei välttämätöntä