Publicerad 19 juni 2026 · för 59 dagar sedanSenast sedd 17 augusti 2026Beräknat utgångsdatum 24 juli 2026

VAIMO Finland Oy · Företagsinsikter

Kontors- och arbetsplatskoordinator

Kyiv, Ukraina

Hybrid · Office administration

Heltid · Medelnivå

Engelska, Ukrainska

Ingen personalhantering

Om rollen

Om Vaimo\u003A Vi ar ett globalt partner med lokal närvaro, inriktad på att bygga nära, långsiktiga relationer med våra kunder. Vi arbetar med varumärken, återförsäljare, tillverkare och organisationer över hela världen. Rollöversikt\u003A Vi söker någon som tar hand om den människoorienterade sidan av vår ukrainska kontor och team. Detta är en praktisk och varierad roll; du blir kontaktpersonen för kollegor och hanterar leverantörer, budgetar och daglig verksamhet. Viktiga ansvarsområden inkluderar arbetsplatsförvaltning, evenemang och teamengagemang, fakturor och budgetar, anställdaförmåner och program, utrustning och tillgångshantering, intern kommunikation samt gåvor och försändelser. Krav inkluderar engelska (B1–B2) och ukrainska, erfarenhet av kontorsledning eller liknande, stark organisationsförmåga, självständigt arbete, vana vid kalkylblad, proaktiv kommunikation och intresse för HR/administration. Meriter vid internationell erfarenhet och kännedom om tillgångsspårning eller fakturering. Vi erbjuder: heltid, fast anställning; hybrid arbetssätt; fast lön; utbildning; engelska lektioner; internationell miljö; betald semester (20 arbetsdagar); betalda sjukanmälningar; företagspsykolog; månadsvisa evenemang; kontor i centrala Kyiv."

Jobbdetaljer

Ansvarsområden

Arbetsplatsförvaltning: Håll ukrainska coworking-ytan i gott skick, inklusive relationen till coworking-utrymmet.
Evenemang och teamengagemang: Ansvar för våra företagsevenemang från början till slut, både online och offline. Detta inkluderar idéutveckling, hitta lokaler och leverantörer, ordna catering och logistik samt hålla evenemangen inom budget.
Fakturor och budgetar: Detta löper genom större delen av rollen. Du tar emot och kontrollerar fakturor, skickar dem för betalning via vårt godkännandesystem, begär budgetgodkännanden och följer upp utgifter i de olika ansvarsområdena.
Anställdaförmåner och program: Hantera vissa förmåner såsom psykologiskt stöd, språkstudieprogram, säsongskort för lunch, med mera. Du koordinerar också bokningar och avtal för företagslägenheter i Malaga.
Utrustning och tillgångshantering: Håll koll på företagshårdvara som laptops, monitorer och telefoner.
Intern kommunikation: Håll teamet informerat och engagerat. Förbereda internkommunikation, födelsedags hälsningar, uppdateringar om förmåner och program, samt hjälpa till att organisera webbinarier och andra teamaktiviteter.
Gåvor & frakt: beställa och spåra märkesvaror, förbereda välkomnande paket för nya medarbetare och hantera gåvor och erkännande (nyfödda och bröllopsgåvor).

Krav

Skriftlig och muntlig engelska i konversationell nivå (ungefär B1–B2). Du kommer använda det dagligen med internationella kollegor och externa partner.
Flytande eller modersmål ukrainska.
Erfarenhet av kontorshantering, administration, evenemang, eller liknande operativ roll.
Starka organisatoriska färdigheter, förmåga att arbeta självständigt
Bekväm med kalkylblad och onlineverktyg för spårning och rapportering.
Vänlig, proaktiv inställning och förmågan att kommunicera med anställda, leverantörer och partners.
Genuint intresse för dina arbetsuppgifter och HR-område är välkommet.