[]

IFS söker en Global Events Executive till Global Events-teamet som föräldraledighetsvikarie. Denna roll kommer att ge operativt och administrativt stöd för globala och regionala event och bidra till en smidig leverans av fysiska upplevelser. Rollen stöder eventlogistik, samordning av intressenter, agenturhantering, rapportering, registreringsprocesser och leverans på plats. Rollen kräver utmärkta organisatoriska färdigheter, uppmärksamhet på detaljer och ett proaktivt förhållningssätt till problemlösning i en snabb miljö. Ansvarsområden Stöd för eventleverans * Hantera logistik på plats, inklusive personalstöd för värdar och eventarbetare. * Fungera som kontaktperson för agenturer gällande resor, transfers, apphantering och bemanningslogistik. * Schemalägga och samordna fotografer, videografer och kreativa tillgångar. * Följa upp projekttidsplaner och åtgärder för att stödja en smidig genomförande av event. Eventspecifikt stöd * Ge operativt stöd för flaggskeppsevenemang, inklusive utställarhantering. * Underhålla och samordna den globala eventkalendern och eventwebbsidan. * Stödja hantering av inbjudningslistor och leverans av sponsorpaket. Logistik och administration * Hantera inköpsorder och fakturabehandling för event. * Följa upp agenturers leveranser och åtgärder för att säkerställa tidig exekvering. * Stödja registreringsprocesser, rapportering av biljettförsäljning och hantering av rabattkoder. * Upprätthålla korrekt rapportering via utställarportaler och registreringsplattformar. Samordning av intressenter och leverantörer * Stödja intressentmöten och regionala koordinatormöten, säkerställa tydliga åtgärder och projekttidsplaner. * Samordna med leverantörer för merchandise, giveaways och medieproduktion. Branding och budskap * Stödja konsekvent varumärkesprofilering och anpassning över event. * Följa standardiserade branding-verktyg och riktlinjer för att stödja ett sammanhållet globalt event-ansats. Kvalifikationer Obligatoriskt * Minst 2+ års erfarenhet av eventmarknadsföring, hotell/restaurang eller liknande roll. * Erfarenhet av att hantera administrativa och logistiska uppgifter för företagsevent. * Färdighet i Microsoft Office, särskilt Excel och PowerPoint. * Stark uppmärksamhet på detaljer, tidsplanering och organisatoriska färdigheter. * Utmärkta kommunikations- och teamarbetsfärdigheter. * Flexibilitet att arbeta över globala tidszoner och resa vid behov. Meriterande * Erfarenhet av att använda eventplattformar som Cvent eller liknande verktyg. Kompetenser * Stark förmåga till multitasking och prioritering i en snabb miljö. * God projektlednings- och organisationsförmåga. * Samarbetsvillig arbetsstil i globala team. * Tydliga kommunikationsfärdigheter. * Hög uppmärksamhet på detaljer och engagemang för kvalitet.