[]

IFS etsii Global Events Executiveta Global Events -tiimiin äitiysvapauden sijaiseksi. Tässä roolissa annetaan operatiivista ja hallinnollista tukea globaaleille ja alueellisille tapahtumille, varmistaen lähietapahtumien sujuva toteutus. Tehtävä tukee tapahtumalogistiikkaa, sidosryhmien koordinointia, toimistojen hallintaa, raportointia, rekisteröintiprosesseja ja paikan päällä tapahtuvaa toteutusta. Tehtävä vaatii erinomaisia organisatorisia taitoja, tarkkuutta ja proaktiivista ongelmanratkaisukykyä nopeatempoisessa ympäristössä. Vastuualueet Tapahtumien toteutuksen tuki * Hallinnoida paikan päällä tapahtuvaa logistiikkaa, mukaan lukien isäntien ja tapahtumatyöntekijöiden henkilöstötuki. * Toimia yhteyshenkilönä toimistoille matkojen, kuljetusten, sovellushallinnan ja henkilöstölogistiikan suhteen. * Aikatauluttaa ja koordinoida valokuvaajia, videokuvaajia ja luovia resursseja. * Seurata projektiaikatauluja ja toimenpiteitä tapahtumien sujuvan toteutuksen tukemiseksi. Tapahtumakohtainen tuki * antaa operatiivista tukea lippulaivatapahtumille, mukaan lukien näytteilleasettajien hallinta. * Ylläpitää ja yhdistää globaalin tapahtumakalenterin ja tapahtumien verkkosivun. * Tukea kutsulistojen hallintaa ja sponsoripakettien toimitusta. Logistiikka ja hallinto * Hallinnoida ostotilauksia ja tapahtumien laskutusprosesseja. * Seurata toimistojen toimituksia ja toimenpiteitä varmistaen oikea-aikaisen toteutuksen. * Tukea rekisteröintiprosesseja, lippumyyntiraportointia ja alennuskoodien hallintaa. * Ylläpitää tarkkaa raportointia näytteilleasettajaportaalien ja rekisteröintialustojen kautta. Sidosryhmien ja toimittajien koordinointi * Tukea sidosryhmien ja alueellisten koordinaattoreiden kokouksia varmistaen selkeät toimenpiteet ja projektiaikataulut. * Koordinoida toimittajia oheistuotteiden, lahjojen ja mediantuotannon suhteen. Brändäys ja viestintä * Tukea yhtenäistä brändäystä ja linjausta tapahtumien välillä. * Noudattaa standardoituja brändäyspaketteja ja ohjeita tueena yhtenäiselle globaalille tapahtumastrategialle. Kvalifikaatiot Pakolliset * Vähintään 2+ vuoden kokemus tapahtumamarkkinoinnista, hotelli- ja ravintola-alalta tai vastaavasta tehtävästä. * Kokemus yritystapahtumien hallinnollisten ja logististen tehtävien hoitamisesta. * Microsoft Office -taidot, erityisesti Excel ja PowerPoint. * Vahva tarkkuus, ajanhallinta ja organisatoriset taidot. * Erinomaiset viestintä- ja tiimityötaidot. * Joustavuus työskennellä globaalien aikavyöhykkeiden mukaan ja matkustaa tarvittaessa. Toivottava * Kokemus tapahtuma-alustojen, kuten Cventin tai vastaavien työkalujen, käytöstä. Kompetenssit * Vahva kyky multitaskingiin ja priorisointiin nopeatempoisessa ympäristössä. * Hyvä projektinhallinta- ja organisointikyky. * Yhteistyökyky globaaleissa tiimeissä. * Selkeät viestintätaidot. * Korkea tarkkuus ja sitoutuminen laatuun.