Operation Koordinator

Operation Koordinator (Junior) (Tokyo) Plats: Tokyo huvudkontor (Sumitomo Fudosan Otemachi Twin Building East Tower, 5-1-18 Kitashinagawa, Shinagawa-ku, Tokyo) Avdelning: Sales/Service Operation Team (1 chef, 9 Operation Koordinatorer, 1 logistikpersonal) Positionens översikt: Denna position ansvarar för operationella uppgifter (beställning, inköp, leverans, fakturering) i Sales Service Operation-teamet, och utför korrekta och stabila affärsoperationer baserat på ERP (SyteLine) och standardiserade arbetsprocesser (SOP). Proaktivt upptagande av information och affärsprocesser i en global miljö samt ett fokus på affärsförbättring och effektivitet krävs. Det är viktigt att identifiera problem och leda dem mot bättre affärsoperationer, inte bara enkel administrativ behandling. Uppdrag: - Övergång av försäljnings- och serviceoperationer från "personberoende" till "standardprocesser" - Etablera affärsregler för order, inköp och faktureringsuppgifter - Etablera operationsstyrning med hjälp av ERP-systemet (SyteLine) Huvudsakliga arbetsuppgifter: 1. Administration (80-90 %) - Orderregistrering och försäljningsbehandling - Inköp från inhemska och internationella leverantörer - Skapande, utfärdande och behandling av fakturor - Hantering av förfrågningar från kunder och intern personal (Telefon, E-post, Teams) - Allmänna operationella uppgifter relaterade till försäljning och service - Inkluderar för närvarande leveransinstruktionsuppgifter - Utförande baserat på SyteLine 2. Affärsförbättring och standardisering (5-10 %) - Visualisering av order-, fakturerings- och inköpsprocesser - Granskning och minskning av uppgifter som utförs via Excel eller manuellt - Standardisering och effektivisering av affärsflöden - Andra projekt för operationsförbättring 3. Datahantering och visualisering (5-10 %) - Upprätthålla noggrannhet i order-, försäljnings- och faktureringsdata - Framstegs- och statusstyrning i SyteLine - Identifiering av affärsproblem och förbättringsförslag Krav: Obligatoriskt: - Erfarenhet av försäljningsadministration, orderhantering eller relaterade uppgifter - Förståelse för grundläggande affärsflöden (order-till-faktureringsprocess) - Noggrannhet, ansvarskänsla och operativ genomförandeförmåga - Praktiskt orienterad inställning (hands-on) - Erfarenhet av ERP-system (SAP, SyteLine, etc.) Meriterande: - Erfarenhet av orderhantering (Tillverkare/Handelsföretag) - Erfarenhet av affärsförbättring/effektivisering - Erfarenhet av SOP-skapande eller affärsstandardisering - Erfarenhet av att gå ifrån Excel/manuellt centrerade operationer Ideal kandidat: - Någon som vill systematisera och standardisera försäljnings- och serviceoperationer - Någon som kan driva affärsförbättringar genom praktiskt arbete - Någon som kan tänka och agera proaktivt även i en ofullständig miljö - Någon som är bekväm med ERP-centrerade affärsoperationer Språkkrav: - Japanska: Modersmål eller affärsnivå - Engelska: Medelnivå (Läsning, skrivning, grundläggande kommunikation möjlig) * Operativ förmåga och förbättringskraft prioriteras över engelska kunskaper. Villkor och anställningsvillkor: Arbetstid: 9:00-17:30 (Full flexibel arbetstid tillgänglig, ingen kärntid) Standardarbetstid: 7 timmar 30 minuter (Rast 12:00-13:00) Ledighet: Lördagar, söndagar, helgdagar, nyårshelg, sommarsemester Månadslön (Grund): 380 000 - 450 000 JPY (Beroende på erfarenhet och förmåga) Bonus: Betalas ut baserat på prestation (Företag/Individ). Vid måluppfyllelse: 8 % av grundårslönen. Teoretisk årslön: 5 000 000 - 6 000 000 JPY Lönehöjning: En gång per år (Faktiskt: varje juli) Bonus: En gång per år (Faktiskt: varje juli) Förmåner: - Fullständig socialförsäkring: Pensionsförsäkring, sjukförsäkring, arbetslöshetsförsäkring, arbetsskadeförsäkring - Pensionsplan: Engångsutbetalning vid pension och definierad bidragsplan (401K) (Pensionsålder: 60, möjlighet till fortsatt anställning) - Olika system för gratulationer och kondoleanser - Sjukförsäkringssystem (Sjukhusvistelse täcks från dag 1) - Matchande bidrag för 401K för att stödja kapitalbildning - Stöd för självutveckling (Företaget subventionerar hälften av godkända utbildningar etc.)