Hankintapäällikkö

Hankintapäällikkö (Operations) vastaa päivittäisestä hankintatoiminnasta, varmistaen ostopyyntöjen tehokkaan käsittelyn, ostotilausten luomisen, toimittajien perehdytyksen koordinoinnin, sopimusprosessien hallinnon, hankintaraportoinnin ja sidosryhmien tuen. Rooli toimii hankintaorganisaation operatiivisena selkärankana, mahdollistaen oikea-aikaisen ja säädösten mukaisen hankinnan koko yrityksessä. Tässä tehtävässä tehdään tiivistä yhteistyötä strategisen hankinnan, taloushallinnon, lakiosaston, IT:n, tietoturvan ja liiketoiminnan sidosryhmien kanssa, jotta pyynnöt etenevät tehokkaasti hankintaprosesseissa samalla kun ylläpidetään korkeaa datan laatua, prosessien noudattamista ja hyvää käyttäjäkokemusta. Tässä roolissa vastaat myös seuraavista asioista: Hankintaoperaatiot - Hallinnoida päivittäistä hankintaprosessia Levelpathin kautta. - Tarkastaa, priorisoida ja ohjata hankintapyynnöt vakiintuneiden käytäntöjen ja työnkulkujen mukaisesti. - Varmistaa, että hankintapyynnöt etenevät tehokkaasti vaadittujen hyväksyntä- ja tarkastusprosessien läpi. - Toimia ensisijaisena operatiivisena yhteyshenkilönä hankintaan liittyvissä kysymyksissä ja tuessa. - Ylläpitää hankinnan palvelutasoja ja tarjota oikea-aikaista viestintää sidosryhmille. - Seurata hankintajonoja ja tunnistaa sekä ratkaista proaktiivisesti työnkulun pullonkauloja. Ostotilausten hallinta - Luoda, lähettää ja ylläpitää ostotilauksia Coupassa. - Validoida ostopyynnöt täydellisyyden, tarkkuuden, budjettisovinnuksen ja vaadittujen hyväksyntöjen osalta. - Hallinnoida ostotilausten muutoksia, perumisia, sulkemisia ja niihin liittyviä hallinnollisia toimia. - Tehdä yhteistyötä ostolaskujen käsittelyn ja tilaajien kanssa lasku- ja tilauserojen ratkaisemiseksi. - Tukea kuukauden, vuosineljänneksen ja vuoden lopun ostotoimintoja. Toimittajien perehdytys ja koordinointi - Koordinoida toimittajien perehdytystoimintoja ja vaadittavaa dokumentaatiota. - Tehdä yhteistyötä lakiosaston, tietoturvan, taloushallinnon ja liiketoimintatiimien kanssa toimittajien asetusten ja hyväksyntäprosessien helpottamiseksi. - Varmistaa, että toimittajarekisterit pysyvät täydellisinä ja tarkkoina hankintajärjestelmissä. - Tukea toimittajaviestintää hankintoihin ja operatiivisiin asioihin liittyen. Sopimus- ja pyyntöprosessien hallinto - Hallinnoida sopimus- ja pyyntöprosesseja Levelpathissa. - Seurata pyyntöjä koko hankintakiertokulun ajan ja varmistaa, että vaaditut sidosryhmät suorittavat tarkastukset ja hyväksynnät. - Ylläpitää hankinta-asiakirjoja, dokumentaatiota ja auditointivalmiutta. - Tunnistaa mahdollisuuksia yksinkertaistaa ja standardoida hankintaprosesseja. Raportointi ja analytiikka - Omistaa hankintaraportoinnin ja kojelaudan hallinnan. - Kehittää ja ylläpitää operatiivisia KPI-mittareita, mukaan lukien: pyyntömäärät, läpimenoajat, SLA-suorituskyky, ostotilausmetriikat, toimittajien perehdytysmetriikat, hankinnan läpimeno ja hyväksyntöjen vasteajat. - Toimittaa säännöllistä raportointia hankinta-, talous- ja johtoryhmille. - Varmistaa hankintadatan laadun ja raportoinnin tarkkuuden järjestelmien välillä. Hankintajärjestelmät ja prosessien hallinta - Toimia pääkäyttäjänä ja ylläpitäjänä hankinta-alustoilla, kuten Levelpath ja Coupa. - Tukea järjestelmien konfigurointia, testausta, prosessien parantamista ja käyttöönottoaloitteita. - Luoda ja ylläpitää hankintadokumentaatiota, SOP-ohjeita, koulutusmateriaaleja ja tietopankin sisältöä. - Edistää jatkuvan parantamisen aloitteita, jotka parantavat tehokkuutta ja sidosryhmien kokemusta. AI- ja automaation mahdollistaminen - Hyödyntää tekoälytyökaluja hankintaoperaatioiden, raportoinnin, data-analyysin ja työnkulun tehokkuuden parantamiseksi. - Käyttää MCP-palvelimia ja tekoälypohjaisia integraatioita rutiininomaisten hankintatehtävien ja tiedonkeruun automatisoimiseksi. - Tunnistaa mahdollisuuksia vähentää manuaalista työtä automaation ja älykkäiden työnkulkujen avulla. - Tehdä yhteistyötä hankintajohdon kanssa uusien tekoälyominaisuuksien arvioimiseksi ja käyttöönotoksi.