Senior vuokraushallinnon asiantuntija

Senior vuokraushallinnon asiantuntija Dubai, Yhdistyneet arabiemiirikunnat Työn kuvaus Keskeiset vastuualueet 1. Yardi ja vuokraushallinto Ylläpidä Yardi-järjestelmässä oikeita ja ajantasaisia vuokraustietoja, vuokralaisten tietoja, sopimustietoja, vuokratietoja ja muita olennaisia tietoja. Laadi ja tue vuokralaskelmien, vuokrausraporttien, uusimisaikataulujen ja muiden vuokraukseen liittyvien asiakirjojen valmistelua. Avusta tietojen tarkistamisessa, täsmäytyksessä ja raportoinnissa, jotta vuokraustiedot ovat oikeita ja luotettavia. Seuraa sopimusten päättymisiä, uusimisia, odottavia hyväksyntöjä, puuttuvia asiakirjoja ja muita tärkeitä vuokrauksen vaiheita. Anna hallinnollista tukea sopimusasiakirjoihin, ehdotuksiin, sisäisiin hyväksyntöihin ja niihin liittyviin prosesseihin. 2. Osaston koordinointi ja seuranta Koordinoi ja seuraa osaston tehtäviä sekä varmista, että tiimin jäsenet ja asiaankuuluvat sidosryhmät hoitavat seurannan ajallaan. Ylläpidä tehtäväseurantaa, määräaikoja, keskeneräisiä asioita ja tilannetietoja tehtävien hallinnan ja vastuunjaon tueksi. Pidä yhteyttä sisäisiin osastoihin, kuten taloushallintoon, lakiosastoon, operatiiviseen toimintaan, suunnitteluun, MEP-toimintoihin ja vuokraushallintoon, jotta avoimet asiat saadaan hoidettua ajoissa. Tue Retail Leasing -johtajaa prioriteettien, toimitusten ja odottavien päätösten seurannassa. Nosta oma-aloitteisesti esiin viivästykset, ratkaisemattomat asiat ja tehtävät, jotka vaativat eskalointia. 3. Johdon ja hallinnon tuki Hallinnoi kalentereita, sovi kokouksia ja tapaamisia sekä järjestä kokousten käytännön asiat. Valmistele esityslistat, esitykset, kokousmuistiot ja toimenpidelistat sekä huolehdi selkeästä dokumentoinnista ja seurannasta. Avusta johdon raporttien, liiketoimintaesitysten, vuokrausyhteenvetojen, vuokralaskelmien ja osastopäivitysten laatimisessa. Hoida kirjeenvaihtoa, pidä asiakirjat järjestyksessä ja varmista, että ne ovat tarvittaessa helposti saatavilla. Käsittele osaston luottamuksellisia tietoja hienotunteisesti ja ammattimaisesti. Anna yleistä hallinnollista tukea ja hoida muita Retail Leasing -johtajan tarpeellisiksi katsomia tehtäviä. 4. Raportointi ja dokumentointi Kokoa johdon tarkasteltavaksi vuokraustoiminnan päivityksiä, osastoraportteja, operatiivisia tietoja ja tulosdataa. Ylläpidä järjestelmällisiä seurantalistoja uusista sopimuksista, uusimisista, vapaista tiloista, hyväksynnöistä, maksujen seurannasta ja muista vuokraustoiminnan asioista. Varmista raporttien oikea-aikainen toimittaminen, asiakirjojen oikeellisuus ja osaston vahvistettujen menettelytapojen noudattaminen. Tue budjettien, ennusteiden, KPI-raporttien ja muiden johdon tarvitsemien tietojen valmistelua. 5. Prosessien kehittäminen ja vastuunotto Varmista, että hallinnolliset tehtävät ja seuranta valmistuvat sovituissa aikarajoissa. Työskentele järjestelmällisesti asiakirjojen, tehtävien seurannan ja tiedonhallinnan parissa. Tunnista mahdollisuuksia kehittää hallinnollisia prosesseja, raportoinnin tarkkuutta ja osastojen välistä koordinointia. Edistä tehokasta viestintää, omistajuutta, vastuullisuutta ja osaston toimintatapojen noudattamista. Kelpoisuus ja kokemus Kandidaatin tutkinto tai diploma yrityshallinnosta, kiinteistöalalta tai vastaavalta alalta. Vähintään 5–7 vuotta soveltuvaa kokemusta hallinnosta, johdon tukemisesta tai vähittäiskaupan vuokrauksesta/kiinteistönhallinnasta. Yardin vahva käytännön tuntemus on välttämätöntä. Tehtävässä tulee pystyä käyttämään järjestelmää sekä hallitsemaan vuokraustietoja ja raportteja. Hyvä ymmärrys vähittäiskaupan vuokraustoiminnasta, kuten sopimushallinnasta, vuokrarakenteista, uusimisista, vuokralaisten koordinoinnista ja vuokrausasiakirjoista. Microsoft Excelin, PowerPointin, Wordin ja Outlookin sujuva käyttö. Kokemus ylimmän johdon tai osastonjohtajien tukemisesta katsotaan eduksi. Keskeiset osaamiset Erinomaiset organisointi-, koordinointi- ja seurantataidot. Tarkka ja huolellinen ote tietojen hallintaan ja raportointiin. Kyky priorisoida useita tehtäviä ja noudattaa määräaikoja. Oma-aloitteisuus keskeneräisten asioiden seurannassa ja loppuun saattamisessa. Hyvät kirjalliset ja suulliset viestintätaidot. Kyky koordinoida työtä tehokkaasti useiden osastojen ja sidosryhmien kanssa. Ammattimaisuus, hienotunteisuus, oma-aloitteisuus ja vahva vastuuntunto. Kyky työskennellä itsenäisesti, ennakoida hallinnollisia tarpeita ja tukea luotettavasti Retail Leasing -johtajaa.