Ostolaskujen hoitopäällikkö

Ostolaskujen hoitopäällikkö vastaa AP-tiimin tukemisesta laskujen, maksujen ja niihin liittyvien tapahtumien tarkassa ja oikea-aikaisessa käsittelyssä. Rooliin kuuluu päivittäisten AP-toimintojen valvonta, eskalaatioiden käsittely, avustaminen täsmäytyksissä sekä yrityksen ohjeiden ja menettelyiden noudattamisen varmistaminen. AP-päällikkö toimii siltana AP-tiimin ja johdon välillä, auttaen ajamaan prosessikehitystä ja varmistaen sisäisten valvontamekanismien noudattamisen. Tämä tehtävä vastaa kulukorvaustoimintojen hallinnasta, työntekijöiden kulujen tarkan ja sääntöjen mukaisen käsittelyn varmistamisesta sekä tiimin johtamisesta ongelmien ratkaisemisessa ja prosessien parantamisessa. Rooliin kuuluu päivittäisten kulutoimintojen valvonta, työntekijöiden tukeminen ohjeistuksessa, eskalaatioiden käsittely sekä tehokkuuden ja sääntöjen noudattamisen parantaminen. AP-päällikön tulee tehdä läheistä yhteistyötä muiden taloustiimien kanssa ja toimia asiantuntijana kulupolitiikan ja -menettelyiden suhteen. Ensisijaiset työtehtävät: * Valvoa ja tukea ostovelkojen hoitotiimin päivittäistä toimintaa, mukaan lukien laskujen käsittely, hyväksynnät ja maksuajot. * Varmistaa kaikkien AP-tapahtumien, kuten toimittajalaskujen, työntekijöiden kulujen ja muiden maksuvelvoitteiden, oikea-aikainen ja tarkka käsittely. * Tarkistaa ja vahvistaa laskukirjaukset, maksupyynnöt ja liitetiedostot tarkkuuden ja yrityksen ohjeiden mukaisuuden varmistamiseksi. * Valvoa kulutiimin päivittäistä toimintaa varmistaen työntekijöiden kulujen oikea-aikaisen ja tarkan käsittelyn. * Seurata työkuorman jakautumista ja asettaa prioriteetteja tuottavuuden ylläpitämiseksi ja korvausaikataulujen noudattamiseksi. * Käsitellä toimittajien eskaloituja kyselyitä, kiistoja ja maksuongelmia tekemällä läheistä yhteistyötä toimittajien ja sisäisten osastojen kanssa ristiriitojen ratkaisemiseksi. * Varmistaa nopeat ja tarkat vastaukset toimittajien, työntekijöiden ja muiden osastojen AP-aiheisiin kyselyihin. * Varmistaa sisäisten valvontamekanismien ja yrityksen ohjeiden noudattamisen AP-toiminnoissa. * Avustaa dokumentaation ja raporttien laatimisessa sisäisiä ja ulkoisia tarkastuksia varten. * Tarkastaa ja hyväksyy kuluraportit ja maksut yrityksen ohjeiden mukaisesti. * Tarjota ohjausta ja tukea AP-tiimin jäsenille varmistaen, että he ymmärtävät ja noudattavat sovittuja prosesseja. * Kouluttaa uudet tiimin jäsenet AP-prosesseihin, järjestelmiin ja yrityksen ohjeisiin. * Seurata tiimin suoritusta ja auttaa kehittämään taitoja ja parhaita käytäntöjä tiimin sisällä. * Tunnistaa ja ehdottaa prosessiparannuksia tehokkuuden lisäämiseksi, virheiden vähentämiseksi ja yleisen AP-toiminnan parantamiseksi. * Osallistua projekteihin ja aloitteisiin, jotka liittyvät AP-automatisointiin, järjestelmäpäivityksiin tai muihin AP-prosessien tehostamiseen tähtääviin parannuksiin. * Avustaa kuukausi- ja vuosinäyttöjen päättämisessä, mukaan lukien AP-tilien täsmäytykset pääkirjassa ja apikirjassa. * Laatia ja tarkastaa AP-ikäanalyysiraportteja, avoimia maksuja ja muita tarvittavia talousraportteja. * Valvoa toimittajien tiliotteiden täsmäytyksiä ja ratkaista mahdolliset ristiriidat oikea-aikaisesti. * Henkilöstöjohtaminen on kriittinen osa AP-päällikön roolia. * Varmistaa tehokas läsnäolo, vuorosuunnittelu ja työkuorman hallinta varmistaen riittävän senioritason kattavuuden. * Johtaa proaktiivisesti suoritusta, käytöstä ja toimintatapoja ratkaisten ongelmat viipymättä yrityksen ja HR-ohjeiden mukaisesti. * Järjestää säännöllisiä 1:1-keskusteluja, antaa selkeää palautetta ja dokumentoi tarvittaessa jatkotoimenpiteet. * Eskaloi suorituskykyyn tai käytökseen liittyvät huolet oikea-aikaisesti ja rakenteellisesti AP-managerille. * Toimia esikuvana ammattimaisuudessa, vastuullisuudessa ja eettisessä toiminnassa. * Tukea tiimin jäsenten coachausta, perehdytystä ja kehittämistä varmistaen johdonmukaisuuden ja kurinalaisuuden. Kvalifikaatiot: * Kandidaatin tutkinto laskentatoimessa, taloushallinnossa, liiketaloudessa tai vastaavassa alassa (suositeltava). * Yli 5 vuoden kokemus ostovelkojen hoidosta tai vastaavasta alasta, osoitettuna kokemuksena AP-prosesseista ja -järjestelmistä. * Vahva ymmärrys ostovelkojen hoitoperiaatteista, sisäisistä valvontamekanismeista ja vaatimustenmukaisuusstandardeista. * Osaaminen ostovelkojen hoitoon tarkoitetuissa ohjelmistoissa ja ERP-järjestelmissä (kokemus esimerkiksi SAP:sta, Oralesta tai IFS:stä on etu). * Erinomaiset organisointi- ja moniajo-taidot sekä tarkka huomio yksityiskohtiin. * Vahvat ongelmanratkaisutaidot ja kyky käsitellä eskalaatioita ammattimaisesti. * Keskitason tai edistynyt osaaminen Microsoft Excelissä raportointia ja analyysia varten. * Vahvat vuorovaikutus- ja viestintätaidot sekä kyky työskennellä tehokkaasti sekä sisäisten tiimien että ulkoisten toimittajien kanssa. * Kokemus tiimin jäsenten johtamisesta tai mentoroinnista ostovelkojen hoidossa tai taloushallinnossa. * Kokemus suurvolyymisestä, nopeatempoisesta ympäristöstä tai kansainvälisestä organisaatiosta.